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Guida definitiva alla scelta del software per la cantina
October 5, 2021
Il software Winery ha fatto molta strada negli ultimi decenni. La velocità dell'innovazione sta solo accelerando, con i fornitori che espandono funzionalità, reportistica e migliorano l'interfaccia utente per renderla più intuitiva da usare. Sebbene ciò ti offra molte opzioni software robuste da confrontare, rende anche la selezione difficile da navigare.
In questa era digitale, praticamente tutti utilizzano una qualche forma di database elettronico. Più l'infrastruttura digitale si fa strada nelle operazioni quotidiane, più le aziende vinicole diventeranno dipendenti dalla tecnologia. Il software di cantina basato sul cloud memorizza e richiama le informazioni business-critical e ottimizza il processo decisionale basato sui dati. O in altre parole: il software per la cantina è la chiave della produttività e del successo.
Molti prodotti software sono sul mercato; tuttavia, non tutto il software è uguale o fornisce l'assistenza clienti di cui hai bisogno. La produzione del vino è complessa e regolata da rigide regole normative e di conformità. Pertanto, la scelta del software per la cantina è una decisione importante che può influire sulla facilità di come fare affari in futuro.
Per dare un senso alle opzioni del software di cantina disponibili, abbiamo assemblato una lista di controllo per aiutarti a selezionare il prodotto giusto per la tua attività.
Ricerca – Comprendi le tue esigenze
Non esiste una soluzione valida per tutti quando si tratta di software. Quindi, che tu stia cercando un software per la cantina o una soluzione diretta al cliente, avere un piano e classificare le tue priorità ti aiuterà a orientarti verso il prodotto giusto. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a organizzarti:
Rivedi i tuoi processi attuali e le limitazioni che devi affrontare
Dai priorità alle tue esigenze per colmare il divario verso il successo e classificale in:
Essenziale
Funzioni
Condizionale
caratteristiche che non sono mission-critical ma sono importanti per la produttività
Extra
caratteristiche che non sono essenziali ma sarebbe utile avere
Considera il tuo budget rispetto al costo delle limitazioni nel tuo processo attuale. Investire in software può aiutarti a recuperare i costi da processi scadenti, quindi devi guardare oltre il cartellino del prezzo e considerare l'impatto del software sulle operazioni aziendali
Comprendi la tua cronologia e identifica quando hai bisogno che il software sia attivo e funzionante. Prendi in considerazione la formazione e una curva di apprendimento quando esegui la mappatura del tuo programma
Identificare la persona responsabile della decisione finale al termine del processo di selezione
Comprendi come sta cambiando il mercato e come potresti doverti adattare per prepararti al futuro
Una volta che sai cosa cercare, inizia a spazzare il mercato e raccogliere informazioni sui fornitori di software e sulle loro soluzioni.
Demo – Familiarizzazione
Dopo aver effettuato la tua ricerca di mercato e ristretto un elenco di fornitori di software, invia loro le tue esigenze e richiedi una dimostrazione di come la loro soluzione può soddisfare le tue esigenze. Oltre a soddisfare i tuoi requisiti tecnici, dovresti cercare fornitori che:
Fornire configurazione completa e supporto continuo
Supervisionare il processo di migrazione dei dati
Offri una formazione approfondita in loco o online
Fornire supporto continuo gratuito attraverso vari canali, come un help desk virtuale, video di formazione e webinar e un team di assistenza clienti esperto
Gestisci automaticamente gli aggiornamenti software, eliminando la necessità di coordinare manualmente i tempi di inattività tra i produttori di vino, il team IT e il personale di vintrace
Una demo del prodotto consente di vedere il software in azione ed è parte integrante del processo. Dovrebbe essere personalizzato per te e la tua attività in base ai requisiti che hai fornito. È anche la tua opportunità per porre domande e approfondire qualsiasi componente del software. Ecco alcune cose da cercare per assicurarti di ottenere il sistema più moderno, tecnologicamente avanzato e facile da usare:
La dashboard (o schermata iniziale) dovrebbe essere personalizzabile da ciascun utente, consentendo ai tuoi dipendenti di configurare la propria schermata con i dati e i collegamenti rapidi più rilevanti per loro
Il software dovrebbe essere eseguito su un provider cloud di livello 1 con procedure e prestazioni di ripristino di emergenza comprovate
Un team di supporto multilingue è vantaggioso per supportare i viticoltori che viaggiano stagionalmente per la vendemmia
Le integrazioni con i migliori partner migliorano la produttività e consentono ai tuoi dati di fluire tra i tuoi sistemi. Cerca software che si colleghi a Quickbooks, TankNET, vinCreative, GrapeLink, ETS, FOSS, AgCode, VinWizard, Xero, Vend, bilance per frutta e altro ancora
Una gestione efficace dei dati è fondamentale in ambienti altamente regolamentati come l'industria del vino. Il tuo software dovrebbe trasformare ardua governance, reporting e audit in un semplice processo con un clic
Traccia e gestisci le merci secche, le merci finite e tutto il resto dell'inventario senza bisogno di un sistema aggiuntivo
Validazione – Recensioni e Testimonianze
Ogni minuto dedicato alla valutazione delle opzioni software potrebbe farti risparmiare settimane o addirittura mesi. Poiché i dati aziendali più importanti verranno affidati al fornitore, è fondamentale dedicare tempo alla selezione del software giusto per le esigenze aziendali. Le referenze sono una parte vitale del processo di acquisto e possono fornire una prospettiva imparziale sulla qualità del prodotto, il supporto, la formazione e il servizio. Ecco alcuni suggerimenti per parlare con i riferimenti dei clienti:
Chiedi al venditore di fornire almeno tre referenze
Scegli clienti di dimensioni e aree geografiche simili alla tua e hai passato almeno un'annata con il software
Poni domande relative alla tua attività e ai tuoi processi
Parla con almeno un utente in ogni reparto funzionale, incluso l'IT
Non valutare le informazioni mentre le raccogli, valuta dopo
Concentrati su esempi e fatti piuttosto che sulle opinioni delle persone
Acquisto e implementazione
Dopo aver selezionato un fornitore di software e prima di firmare sulla linea tratteggiata, assicurati di aver compreso tutti i dettagli sui prezzi. Ad esempio, quali sono i costi di implementazione ed è prevista una tariffa per la formazione iniziale, il supporto continuo, la manutenzione e gli aggiornamenti? Non dimenticare di coinvolgere il tuo team nel processo di acquisto in modo che sia investito nel nuovo software quanto te.
In una nota finale
La tecnologia dovrebbe essere una componente essenziale della tua strategia aziendale. Ma di fronte alla scelta dei fornitori di software, puoi essere sopraffatto da sentimenti di incertezza e paura del rimpianto. Ma questi sentimenti possono portare a indecisione irrazionale e pregiudizi sullo status quo.
La tecnologia è un investimento e merita un'indagine approfondita prima dell'acquisto. Con il software e il supporto giusti, la tua azienda migliorerà la produttività e ridurrà i costi, mentre gli strumenti sbagliati possono ostacolarti e finire per ti costa più del denaro.
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