Perspectivas de la industria
Guía definitiva para elegir el software de bodega
October 5, 2021
El software para bodegas ha recorrido un largo camino en las últimas décadas. La velocidad de la innovación solo se está acelerando, y los proveedores amplían la funcionalidad, los informes y mejoran la interfaz de usuario para que sea más intuitivo de usar. Si bien esto le brinda muchas opciones de software sólidas para comparar, también hace que la selección sea un desafío para navegar.
En esta era digital, prácticamente todo el mundo utiliza algún tipo de base de datos electrónica. Cuanto más se abra camino la infraestructura digital en las operaciones diarias, más dependientes se volverán las empresas vitivinícolas de la tecnología. El software de bodega basado en la nube almacena y recupera información crítica para el negocio y optimiza la toma de decisiones basada en datos. O en otras palabras, el software para bodegas es la clave para la productividad y el éxito.
Hay muchos productos de software en el mercado; sin embargo, no todo el software se fabrica de la misma manera ni ofrece la asistencia al cliente que necesita. La producción de vino es compleja y se rige por rígidas normas regulatorias y de cumplimiento. Por lo tanto, elegir el software de la bodega es una decisión importante que puede afectar la facilidad de cómo hacer negocios en el futuro.
Para comprender las opciones de software de la bodega disponibles, hemos reunido una lista de verificación para ayudarlo a seleccionar el producto adecuado para su negocio.
Investigación: comprenda sus necesidades
No existe una solución única para todos cuando se trata de software. Entonces, ya sea que esté buscando un software de bodega o una solución directa al cliente, tener un plan y clasificar sus prioridades lo ayudará a navegar hacia el producto correcto. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a organizarse:
Revise sus procesos actuales y las limitaciones que necesita abordar
Priorice sus necesidades para cerrar la brecha hacia el éxito y categorizarlas en:
Esencial
Características
Condicional
características que no son críticas para la misión pero que son importantes para la productividad
Extra
características que no son esenciales pero que sería útil tener
Considere su presupuesto frente al costo de las limitaciones en su proceso actual. Invertir en software puede ayudarlo a recuperar costos de procesos deficientes, por lo que debe mirar más allá del precio y considerar el impacto del software en las operaciones comerciales
Comprenda su cronograma e identifique cuándo necesita que el software esté en funcionamiento. Tenga en cuenta la formación y la curva de aprendizaje al trazar su horario
Identificar a la persona responsable de tomar la decisión final al final del proceso de selección.
Comprenda cómo está cambiando el mercado y cómo podría necesitar adaptarse para prepararse para el futuro.
Una vez que sepa qué buscar, comience a barrer el mercado y recopilar información sobre los proveedores de software y sus soluciones.
Demostración: familiarización
Una vez que haya realizado su investigación de mercado y haya reducido una lista corta de proveedores de software, envíeles sus requisitos y solicite una demostración de cómo su solución puede satisfacer sus necesidades. Además de cumplir con sus requisitos técnicos, debe buscar proveedores que:
Proporcione una configuración completa y soporte continuo
Supervise su proceso de migración de datos
Ofrezca una formación completa en el sitio o en línea
Brinde soporte continuo gratuito a través de varios canales, como una mesa de ayuda virtual, videos de capacitación y seminarios web, y un equipo de servicio al cliente experto.
Administre las actualizaciones de software automáticamente, eliminando la necesidad de coordinar manualmente el tiempo de inactividad entre sus enólogos, el equipo de TI y el personal de vintrace.
Una demostración de producto le permite ver el software en acción y es una parte integral del proceso. Debe personalizarse para usted y su empresa en función de los requisitos que proporcionó. También es su oportunidad para hacer preguntas y profundizar en cualquier componente del software. Aquí hay algunas cosas que debe buscar para asegurarse de que está obteniendo el sistema más moderno, tecnológicamente avanzado y fácil de usar:
El panel de control (o pantalla de inicio) debe ser personalizable por cada usuario, lo que permite a sus empleados configurar su pantalla con los datos y los enlaces rápidos más relevantes para ellos.
El software debe ejecutarse en un proveedor de nube de nivel 1 con procedimientos y rendimiento probados de recuperación ante desastres.
Un equipo de soporte multilingüe es ventajoso para ayudar a los enólogos que viajan por temporadas para la vendimia.
Las integraciones con los mejores socios de su clase mejoran la productividad y permiten que sus datos fluyan entre sus sistemas. Busque software que se vincule con Quickbooks, TankNET, vinCreative, GrapeLink, ETS, FOSS, AgCode, VinWizard, Xero, Vend, básculas de frutas y más
La gestión eficaz de los datos es fundamental en entornos altamente regulados como la industria del vino. Su software debe convertir el arduo gobierno, los informes y las auditorías en un proceso simple con un solo clic.
Rastree y administre productos secos, productos terminados y todo el resto del inventario sin necesidad de un sistema adicional
Validación - Reseñas y testimonios
Cada minuto que dedique a evaluar sus opciones de software podría ahorrarle semanas o incluso meses en el futuro. Dado que confiará al proveedor los datos más importantes de su empresa, es fundamental que se tome el tiempo necesario para seleccionar el software adecuado para sus necesidades comerciales. Las referencias son una parte vital del proceso de compra y pueden brindarle una perspectiva imparcial sobre la calidad del producto, el soporte, la capacitación y el servicio. A continuación, se ofrecen algunos consejos para hablar con las referencias de los clientes:
Pídale al proveedor que proporcione al menos tres referencias
Elija clientes de un tamaño y geografía similares a los suyos, y hayan pasado por al menos una cosecha con el software
Haga preguntas que se relacionen con su negocio y sus procesos.
Hable con al menos un usuario en cada departamento funcional, incluido el de TI
No evalúe la información mientras la está recopilando, evalúe después
Concéntrese en ejemplos y hechos en lugar de las opiniones de las personas.
Compra e implementación
Una vez que haya seleccionado un proveedor de software, y antes de firmar en la línea punteada, asegúrese de comprender todos los detalles de precios. Por ejemplo, ¿cuáles son los costos de implementación? ¿Hay alguna tarifa por la capacitación inicial, el soporte continuo, el mantenimiento y las actualizaciones? No olvide involucrar a su equipo en el proceso de compra para que estén tan interesados en el nuevo software como usted.
En una nota final
La tecnología debe ser un componente esencial de su estrategia comercial. Pero cuando se enfrenta a la elección de proveedores de software, puede sentirse abrumado por sentimientos de incertidumbre y miedo al arrepentimiento. Pero estos sentimientos pueden llevar a una indecisión irracional y un sesgo del statu quo.
La tecnología es una inversión y merece una investigación exhaustiva antes de la compra. Con el software y el soporte adecuados, su empresa mejorará la productividad y reducirá los costos, mientras que las herramientas incorrectas pueden interponerse en su camino y terminar costándote más que dinero.
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