Il business del vino. Costo dei beni venduti

Di Patrick Baker.

Solo il 10% del nostro tempo viene speso effettivamente a produrre vino ...

La realtà della vinificazione è generalmente conforme alla regola del 60/30/10 per cento. Dove il 60% del nostro tempo è la vendita e il marketing, il 30% è il lavoro di carta e infine solo il 10% è ciò che potrebbe essere definito vinificazione effettiva. A seconda delle dimensioni della tua azienda vinicola, una buona parte di quel lavoro di ufficio è determinare il costo delle merci vendute (COGS) o riferire ai finanziamenti in modo che possano risolverlo. Ovviamente ne hanno bisogno in modo da poter compensare le entrate per ottenere qualche forma di profitto lordo (si spera non "perdita"). Molto spesso applichiamo una semplice formula di base del costo totale diviso per il numero totale di casse prodotte, e talvolta arriviamo addirittura a rompere una certa differenziazione tra vini rossi e bianchi (es. Costi di botte / stoccaggio) ma non molto più complessa di quello.

Perché il monitoraggio dei costi tradizionale è difficile.

La sfida è innanzitutto tenere traccia dei costi applicabili e applicarli in un sistema coerente che rifletta contro tutti i i costi legati alla produzione di una cassa del tuo vino. Le attività più noiose di monitoraggio dei costi sono generalmente a livello di lotto / vino sfuso prima che vada in bottiglia. Inizia con il monitoraggio dei costi della frutta tramite l'etichetta di pesatura rispetto ai contratti effettivi dei coltivatori o accumulati estate costi di coltivazione in base alla zona, ed è plausibilmente un po 'più facile da applicare quando si effettuano acquisti di vino sfuso ... ma poi si riceve la fattura per l'autotrasporto trenta giorni dopo la ricezione del vino sfuso e si è già miscelata quella massa in tre o più lotti separati, rendendo l'applicazione di costi retroattivi più difficili da accertare. Poi ci sono i materiali di consumo come KMBS o acido tartarico, o trucioli di quercia, ecc. Che plausibilmente sono tracciabili in base a quali lotti applichiamo anche quelli, ma è un sacco di scartoffie e logistica da tenere in ordine. Ovviamente più il metodo di monitoraggio e applicazione dei costi è limitato, più tempo è concepibile e potenzialmente anche maggiori sono i costi per il personale per l'amministrazione del processo: deve esserci un modo migliore.

Pertanto, qualsiasi sistema per stabilire COGS deve avere almeno tre metodi di applicazione dei costi per soddisfare le situazioni reali che incontriamo in cantina:

• Costo ripartito distribuito su molti lotti applicabili che si applicano alla nostra "ricerca" di determinati attributi, ad esempio i costi di manodopera associati ai vini in cantina durante un periodo specifico - il mese scorso, o

• Costi transazionali accumulati durante l'esecuzione di determinate funzioni in cantina, ad es. Costi di laboratorio, aggiunte e trattamenti come filtrazione o stabilizzazione a freddo, ecc. O

• Costi ad hoc che si applicano solo a determinati casi come il costo di spedizione del vino sfuso sopra menzionato.

Un modo migliore e più veloce.

Ripartizione dei costi

A partire dal coltivatore /estate costi della frutta, il software di produzione vinicola Vintrace utilizza una console per mantenere i costi contrattuali legati a un coltivatore / vigneto / blocco su un cartellino di pesatura, applicato all'arrivo della frutta con logica aggiuntiva disponibile per ottenere pagamenti bonus per resa, qualità, brix, ecc. - automaticamente! Quei costi di frutta sono subito disponibile nella scheda "Costi", categoria Frutta (con le autorizzazioni di accesso appropriate), visualizzata nella Panoramica blocchi, scheda Stagionale e tramite report standard in Excel per report o analisi aggiuntive. Il concetto principale è che questa categoria di costi viene applicata COME il frutto arriva, cioè istantaneamente - nessun monitoraggio delle etichette di pesatura, nessuna ricerca nei contratti cartacei e facilmente disponibile in formato report per la gestione con pochi clic ogni volta che è necessario SENZA il coinvolgimento del personale di produzione aggiuntivo . Non so voi, ma per alcune delle cantine in cui ho lavorato / gestito prima di Vintrace, questo è stato un compito oneroso, spesso svolto quotidianamente, che probabilmente abbiamo risparmiato fino alla fine della giornata, quando tutti i ricevimenti di frutta sono e siamo stanchi del cane ma alla ricerca di numeri e dati che equivalgano a significative possibilità di errore!

Allo stesso modo, tenere traccia dei materiali di consumo e delle spese di transazione è stato così oneroso che abbiamo lasciato alla contabilità il compito di eseguire alcune allocazioni lorde dei costi e in alcuni casi l'allocazione dei costi è completamente giustificabile. Quindi uno strumento per ripartire i costi deve essere accurato, raffinabile, intuitivo, in modo da ridurre le possibilità di commettere errori e facilmente distinguibile come "allocato". La console di allocazione dei costi di Vintrace fa questo e altro ancora. Questo strumento è così robusto che merita un articolo a parte, ma alcune caratteristiche chiave sono:

• Ripartizione per volume a) fine periodo o b) volte numero di giorni per applicare più accuratamente i costi

• Utilizza un potente filtro di ricerca per ottenere solo i lotti applicabili e spunta i singoli lotti per un ulteriore perfezionamento

• L'impostazione predefinita è la ponderazione per galloni o esportabile per applicare la propria metodologia di ponderazione e caricare con tali ponderazioni

• Applicabile a stock / prodotti finiti, ad esempio per applicare buoni costi di stoccaggio per casi fuori sede, ecc.

• Qualsiasi molti altri attributi ...

Diagramma di flusso contabile

Dobbiamo anche avere la capacità di applicare i costi come attribuiti a un vino, ad esempio i costi di trasporto per un acquisto di vino sfuso. Questi costi "una tantum" o ad hoc di solito vengono visualizzati in AP dopo che si è verificata la transazione effettiva. Di solito è abbastanza facile trovare a quale lotto di vino si applica anche il costo, ma la vera parte difficile è ora calcolare quanto di quel costo si applica ai vini in cui hai miscelato quel vino sfuso. In realtà questo scenario si applica a tutti gli scenari di cui sopra - che abbiamo bisogno che questi costi si applichino a partire da una data specifica e che "seguano" i galloni fino alla loro destinazione attuale dalla data in cui sono sostenuti. Fortunatamente, tutti i costi di vendita in Vintrace sono impostati su una data specifica e i relativi costi si applicano ai galloni a partire da quella data e "gocciolano" nella miscela corrente per un costo accurato per gallone. Ad esempio, 1,000 galloni di vino sfuso il 1 ° maggio tramite l'autotrasporto Cherokee costa $ 750, ma la fattura di Cherokee arriva il 18 maggio. Da allora abbiamo miscelato quel vino sfuso in tre lotti, con 500 galloni per miscelare molto e 250 galloni ciascuno a due altri lotti, miscela B&C. Di conseguenza, vintrace applicherà $ 375 o $ 0.75 per gallone alla porzione da 500 galloni della miscela A e $ 187.50 totali ciascuno o $ 0.75 per gallone anche alle miscele B e C - AUTOMATICAMENTE. Per essere chiari, questo vale anche per i costi di transazione ripartiti e specifici per data. Questo modo di applicare il costo specifico per data è un enorme guadagno di efficienza per il personale contabile e facilmente rintracciabile attraverso la scheda dei costi in Vintrace.

Mentre affina la granularità del monitoraggio dei costi di vendita del vino sfuso, inizi a vedere come questi costi aumentano per ottenere buoni costi di vendita. Sia il vino sfuso (modulo base professionale) che i costi di confezionamento (modulo inventario avanzato) possono essere monitorati a seconda dei moduli che hai attivato in Vintrace. Puoi anche aggiungere il modulo Buono del caso / Inventario avanzato in un secondo momento per estendere il monitoraggio dei costi di vendita del vino sfuso dopo il fatto con i costi retrodatati. Il modulo di inventario avanzato ha molti altri aspetti vantaggiosi per la costruzione e il monitoraggio delle merci finite, ma in qualità di GM responsabile del profitto lordo, la capacità di monitorare facilmente i costi di vendita per caso per diversi cicli di imbottigliamento o lotti prodotti con componenti diversi, ad esempio diversi vetro, etichette o componenti di chiusura, è stato un enorme risparmio di tempo che non ha richiesto più tempo o tempo del personale di produzione per il monitoraggio.

Il merito pratico di un sistema di virata COGS è la sua capacità di generare rapporti e sincronizzarsi con il tuo sistema di contabilità / ERP. Vintrace attualmente si sincronizza con Xero contabilità ed è facilmente esportabile per il monitoraggio dei costi di attività e transazioni ad altri sistemi tramite il formato foglio di calcolo, con l'inclusione dei nomi e dei numeri dei conti dei sistemi contabili.

Pensieri finali

Infine, poiché questo livello di dettaglio COGS è stato finora doloroso nella migliore delle ipotesi e impossibile da monitorare nel peggiore dei casi, ti consigliamo sempre di inizialmente implementare le capacità di Vintrace COGS in modo da tenere traccia di COGS in modo da poter facilmente distinguere la "ragionevolezza" dagli output COGS. Dopo un periodo di tempo, magari un calendario o un periodo fiscale per valutare e confrontare i dati COGS per stabilire un livello di comfort con l'output COGS prodotto da Vintrace, è possibile aumentare la granularità del monitoraggio COGS per includere una definizione più precisa dei costi fino a un chilogrammo per gli additivi o il monitoraggio separato dei costi per i metodi di filtrazione tra la filtrazione interna della piastra e del telaio rispetto alla filtrazione mobile a flusso incrociato, ecc. Con dati migliori si ottengono migliori capacità di analisi e reali capacità di ritorno sull'investimento (ROI) per giustificare o negare quel futuro costose spese di capitale per il filtraggio incrociato, ovvero liberare alcuni dati di Business Intelligence per una migliore redditività.

Qualcosa su di me

Dopo una carriera di successo nell'America aziendale, sono passato all'industria del vino e sono diventato un veterano del settore con oltre 10 anni di esperienza come coltivatore, produttore di vino e direttore generale di un'azienda vinicola.

Il mio ruolo di ex direttore generale di Carneros Vintners custom crush struttura e struttura gemella Lodi Vintners, è stato l'impulso per la mia indagine sulle opzioni del software di produzione della cantina. Il mio lavoro con una varietà di aziende vinicole mi ha esposto a una serie di software per aziende vinicole prima di decidere sulla piattaforma vintrace per eseguire il custom crush strutture e da allora, alcune piccole e più grandi boutique cantine. Le mie esperienze pratiche in cantina e l'uso reale di vintrace sono le basi del mio successo nel rappresentare la piattaforma software vintrace in Nord America.