Il business del vino. Reporting e conformità

Di Patrick Baker.

Nel business del vino Parte 1 e Parte 2 abbiamo esaminato i vantaggi e le preoccupazioni dell'utilizzo di MS Excel e del software tradizionale per tenere traccia delle operazioni in cantina prima di esplorare i vantaggi di avere un rapido accesso alle informazioni chiave.

Un aspetto particolare che abbiamo toccato è stata l'efficienza di avere un unico punto di contatto per l'immissione dei dati con output di utilizzo multiplo per i diversi reparti all'interno della tua azienda vinicola. Mantenere i dati aggiornati è fondamentale se abbiamo bisogno di estrarli nuovamente in rapporti significativi. I dati di laboratorio durante la fermentazione, ad esempio, o il monitoraggio dell'inventario di rinfuse e imballaggi per un imminente imbottigliamento sono elementi di dati chiave cruciali per un'efficace pianificazione delle risorse, ad esempio turni dei serbatoi, utilizzo delle attrezzature, capacità / produttività del tampone e pianificazione dell'imbottigliamento.

Qualcosa su di me

Dopo una carriera di successo nell'America aziendale, sono passato all'industria del vino e sono diventato un veterano del settore con oltre 10 anni di esperienza come coltivatore, produttore di vino e direttore generale di un'azienda vinicola.

Il mio ruolo di ex direttore generale di Carneros Vintners custom crush struttura e struttura gemella Lodi Vintners, è stato l'impulso per la mia indagine sulle opzioni del software di produzione della cantina. Il mio lavoro con una varietà di aziende vinicole mi ha esposto a una serie di software per aziende vinicole prima di decidere sulla piattaforma vintrace per eseguire il custom crush strutture e da allora, alcune piccole e più grandi boutique cantine. Le mie esperienze pratiche in cantina e l'uso reale di vintrace sono le basi del mio successo nel rappresentare la piattaforma software vintrace in Nord America.

Segnalazione significativa

Molti rapporti flessibili

Come qualsiasi altra attività, abbiamo anche bisogno di generare rapporti più comuni per l'inventario, i movimenti e la registrazione delle spedizioni. Idealmente, questi rapporti devono essere preformattati come PDF o esportabili in Excel e facilmente riproducibili per consentire all'equipaggio di generare ed eseguire controlli fisici senza coinvolgere personale IT o contabile. vintrace ha uno stuolo di rapporti standard sulle cantine organizzati per categorie che possono essere scaricati o inviati tramite e-mail a chiunque tu scelga.

Il vero banco di prova di un sistema di reporting completo, però, lo è informativa E processabile accesso a dati non necessariamente preconfigurati, comunemente chiamati report "ad hoc". Alcuni potrebbero ricordare i vecchi parametri di ricerca booleani (vero / falso) per interrogare i back-end del database più vecchi con verbosità e caratteri arcaici e, se non sapevi come, dovevi richiedere un rapporto speciale all'IT o altro dipartimento che generalmente ci è voluto un po 'di tempo per prenderti ... e di solito non era proprio quello che volevi ma abbastanza vicino. Era allora, ma sono ancora sorpreso dalla capacità limitata di reportistica ad hoc dalla maggior parte degli attuali software specifici della cantina. Forse è per questo che molti di noi decidono di sopportare Excel.

Facilità di ricerca personalizzata

Ricerca di stock

L'approccio di vintrace alle complesse ricerche ad hoc consiste nell'utilizzare filtri di campo chiave con semplici elenchi a discesa o campi di testo con caratteri jolly. Poiché ci sono così tanti campi / dati su cui cercare, vintrace separa le ricerche per tipo; Lotti, inventario, vigneto, barile, serbatoio e spedizioni per una selezione più ragionevole di filtri per creare il tuo rapporto. Ogni schermata di ricerca viene visualizzata in 3 sezioni: filtri in alto, risultati di quei filtri nel corpo e opzioni per ciò che puoi fare con i risultati in basso. Se hai amato tutti i sistemi di gestione dei dati che ho, l'approccio di vintrace è magico nella sua accortezza e semplicità, per produrre facilmente e / o / tra / e non, ricerche. Un ottimo esempio è la ricerca di tutti i lotti per i quali S02 non è stato testato per più di un mese. Dai risultati della ricerca puoi stampare un foglio di calcolo o ordinare laboratori oppure aggiungere la richiesta del laboratorio a un ordine di lavoro, copiare i risultati da aggiungere di nuovo ad altri risultati e, soprattutto, salvare la ricerca.

Le mie ricerche

Salvare una ricerca per riprodurre facilmente le condizioni di un report ad hoc è super intelligente, ma vintrace fa un ulteriore passo avanti dandoti la possibilità di condividere quelle ricerche salvate con altro personale e, soprattutto, di aggiungerlo alla dashboard "Le mie ricerche" box che è sempre disponibile nella schermata iniziale. Ora puoi monitorare quel rapporto ad hoc senza nemmeno eseguirlo, poiché l'elenco Le mie ricerche tabula costantemente.

Come bonus aggiuntivo, puoi impostare la logica condizionale per modificare il testo della ricerca se i risultati superano una soglia; Ad esempio, se sono responsabile della linea di imbottigliamento e ho una ricerca salvata che monitora le scorte di un certo stampo di vetro e quella scorta scende al di sotto di 30,000 bottiglie, imposto il colore del testo in arancione e al di sotto di 15,000 diventa rosso - per una visuale indicatore che ho bisogno di ordinare di più, pronto!

Conformità

Ovviamente la rendicontazione della cantina è particolarmente diversa dalle attività tradizionali relative ai numerosi rapporti di conformità per vari enti normativi e fiscali. Abbiamo dedicato un po 'di tempo alla facilità di segnalazione del TTB tramite vintrace nell'articolo precedente Il business del vino Parte 1.

Dichiarazione TTB

Mentre alcuni altri sistemi forniscono un'adeguata segnalazione dei dati '702' (anche se difficile da raggiungere), Vintrace fa un ulteriore passo avanti per 'dichiarare in massa' facilmente e semplicemente i tuoi vini su uno specifico '702', ad esempio dicembre / 4th Trimestre. Per quelli di noi che fanno il reporting '702' e tengono traccia di ciò che deve essere dichiarato e quando, questo particolare strumento è un vantaggio per la facilità di conformità e ancora una volta esemplifica il tema dell'essere un singolo elemento di dati (guadagni / perdite) accesso intelligente per rendere il personale della cantina molto più efficiente. Se sei la persona responsabile della segnalazione "702" devi vedere questo strumento in azione!

Altri rapporti di conformità per il rapporto di raccolta / schiacciamento e galloni di accise delineati per classe fiscale, sono anche rapporti chiave che di solito richiedono molto tempo per essere raccolti e compilati da una massa di fogli di lavoro Excel e quindi riconfigurati per incollarli nei rapporti richiesti. Si tratta di report standard in vintrace che compilano i dati da copiare semplicemente nei report / moduli Excel normativi.

Gli ultimi due rapporti necessari su cui lavoriamo costantemente sono la composizione e il rapporto di audit. Questi non sono rapporti usuali di per sé, così diversi da tutti sopra, ma sono tuttavia significativamente importanti per mantenere il nostro legame e la nostra tranquillità. Dedicheremo più tempo a questi argomenti del rapporto nei prossimi articoli, ma rispetto al nostro argomento attuale, si tratta di rapporti critici che vintrace produce che ci tengono fuori dall'acqua calda e forniscono credibilità durante un audit.