Il business del vino. Andare oltre Excel

Di Patrick Baker.

La produzione di vino sembra più affascinante di quanto non sia in realtà. Le funzioni quotidiane, la logistica, il monitoraggio e la manutenzione sono costanti e talvolta intensi. La raccolta, in particolare, non è per i deboli di cuore. Quindi un ottimo sistema per gestire i file 'business of wine' è fondamentale per mantenere la sanità mentale e mantenere il funzionamento aziendale. Puoi quindi concentrarti sul file 'azienda vinicola': la passione per la vinificazione e la vendita che ci obbliga annata dopo annata.

Qualcosa su di me

Dopo una carriera di successo nell'America aziendale, sono passato all'industria del vino e sono diventato un veterano del settore con oltre 10 anni di esperienza come coltivatore, produttore di vino e direttore generale di un'azienda vinicola.

Il mio ruolo di ex direttore generale di Carneros Vintners custom crush struttura e struttura gemella Lodi Vintners, è stato l'impulso per la mia indagine sulle opzioni del software di produzione della cantina. Il mio lavoro con una varietà di aziende vinicole mi ha esposto a una serie di software per aziende vinicole prima di decidere sulla piattaforma VINX2 per eseguire il custom crush strutture e da allora, alcune piccole e più grandi boutique cantine. La mia esperienza pratica in cantina e l'uso reale di VINX2 sono le basi del mio successo nel rappresentare la piattaforma software VINX2 in Nord America.

Lavorare in modo più intelligente

L'ingrediente chiave per affrontare il business del vino è lavorare in modo più intelligente dove possiamo. Il modo per farlo è

• ridurre il lavoro di ufficio

• ridurre al minimo i tempi di elaborazione e logistica

• preparazione per gli audit TTB

• evitando sfide legate al legame / capacità

• garantire la conformità dell'etichetta COLA; e

• mantenere i backup di tutto ... per ogni evenienza.

Fortunatamente abbiamo strumenti software a nostra disposizione, alcuni ottimi, altri buoni e altri potenzialmente disastrosi.

Excel inizia semplice ...

In tutta onestà, Microsoft Excel è stato il cavallo di battaglia del nostro settore per monitorare e segnalare come minimo. Per piccole cantine "Mom & Pop" e grandi complessi industriali. Funziona bene per la maggior parte del tempo e, a seconda della complessità dei tuoi record e della familiarità con Excel, puoi mantenere molte informazioni organizzate nel modo in cui ti piace vederle e magari abbastanza organizzate da segnalare la conformità.

Ho gestito una cantina di 150,000 casi su Excel ma non lo consiglierei a nessuno. I problemi con Excel iniziano con backup / ridondanza e peggiorano rapidamente se più utenti devono inserire / estrarre dati dagli stessi file. La condivisione nel cloud dei file Excel ha aiutato un po ', ma l'integrità dei dati e spesso più fogli di lavoro disparati diventa minaccioso su cui lavorare e la direzione opposta di lavorare in modo più intelligente. Per non parlare del fatto che alcune persone non sono esperte in Excel e non vogliono iniziare con un foglio di calcolo vuoto per tenere traccia di ciò che è necessario solo per soddisfare i requisiti di conformità.

Oltre Excel

Quindi alcuni degli attributi chiave di un sistema che massimizza l'efficienza e riduce lo sforzo devono includere:

• Facile da usare / intuitivo (funzioni facili da trovare e input veloce)

• Accesso immediato alle informazioni chiave (più veloce e più affidabile dei giornali di bordo o dei fogli di calcolo e deve essere accurato)

• Reportistica semplice (requisiti di conformità interni ed esterni)

• Scalabilità (capacità e capacità che crescono con te)

• Affidabilità (sviluppo collaudato nel tempo, server di backup, personale di supporto)

• Accessibilità (comparativamente: quanto stipendio del produttore di vino sto pagando per inserire le informazioni di laboratorio da

   

  ETS

  ?)

Entreremo in ciascuno degli attributi di cui sopra nei prossimi articoli con ulteriori dettagli ed esempi. Il focus per ogni punto di analisi è il reale guadagno di efficienza rispetto alla quantità di impegno o semplicemente `` lavorare in modo più intelligente '' e valore aggiunto o premio potenziale tenendo sotto controllo il "business del vino" in modo da poterci concentrare sul business del vino. Questa edizione si concentrerà sulla facilità d'uso / intuitività.

Facilità d'uso

I sistemi intuitivi hanno una cosa in comune: hanno semplicemente un senso.

Ho lavorato con tutti i sistemi di produzione di cantine popolari disponibili in un modo o nell'altro come enologo, maestro di cantina o GM di alcune piccole cantine e anche molto grandi custom crush strutture. Come accennato in precedenza, sono piuttosto abile nel far funzionare Excel calcoli meravigliosi oltre a creare / tenere traccia di ordini di lavoro, laboratori e rapporti 702 / TTB / ABC, ma la sfida con la maggior parte di questi sistemi, e in particolare Excel, è l'usabilità, o la sua mancanza.

Monitoraggio del lavoro di laboratorio

VINX2 Lab Console - Perfetta integrazione ETS

Usando i laboratori come esempio, dovresti essere in grado di aggiungere facilmente le metriche di laboratorio per un lotto o barile con una semplice ricerca o visualizzazione del lotto / vaso. Un buon sistema visualizzerà l'ultimo valore metrico in modo da poter confrontare facilmente la "ragionevolezza" della voce più recente, ad esempio l'ultima voce relativa agli alcolici modifica involontariamente la classe fiscale dei lotti? Forse è stato selezionato il lotto sbagliato: per fortuna l'ultimo valore ha dato qualche indicazione.

Un sistema ancora migliore consentirà di saltare completamente il processo di immissione dei dati dei risultati di laboratorio importandoli da un laboratorio fuori sede come ETS o apparecchiature di laboratorio, direttamente nel sistema. Questo concetto è davvero un guadagno di efficienzae allevia anche errori tipografici occasionali. UN premio al metodo di download c'è un sistema che consente il download e la possibilità di 'verificare' i risultati SE lo si sceglie, anche quelli scaricati da ETS.

Lab Console di VINX2 è un ottimo esempio di progettazione efficiente e ponderata per accedere / scaricare i laboratori. VINX2 ha lavorato con ETS dal 2007 per una perfetta integrazione e collegamenti a molti altri sistemi tra cui OenoFoss, Wine Scan e Thermo Scientific Gallery.

Conformità TTB

Rapporto TTB compilato per te da VINX2

Avere un unico punto di accesso per tutti i guadagni e le perdite di vino è fondamentale per ogni azienda vinicola. Il gollonage totale, lo spazio per la testa e la composizione dovrebbero essere tutti aggiornati in tempo reale con i movimenti necessari inseriti direttamente nel rapporto di conformità 5120.17 ("702") TTB.

In qualità di direttore generale entrante di diverse aziende vinicole, ho ereditato "sistemi" in cui sono presenti almeno due fogli di calcolo disgiunti: uno per il monitoraggio dei lotti e un altro per i rapporti mensili / trimestrali del TTB. Ho passato innumerevoli ore a riformattare e mantenere i collegamenti tra questi fogli di calcolo solo per avere il file danneggiato e un'occasione, il laptop del mio vinificatore è stato rubato con l'unica copia dei rapporti TTB dell'anno precedente su di esso! Come recita l'annuncio di DirecTV, "non essere io".

Ogni sistema standard dovrebbe essere in grado di svolgere almeno il doppio ruolo di una voce di perdita / guadagno, ma non è così anche con alcuni di quelli costosi. Il problema deriva dal design originale e dall'architettura dei dati e alcuni sistemi popolari trattano ancora le perdite / guadagni separatamente dal monitoraggio e dai rapporti di conformità. Il problema è ancora più confuso se si considera la composizione e la conformità COLA, ma lo affronteremo quando discuteremo della scalabilità. Un sistema adeguatamente progettato lo farà sfruttare l'efficienza di una singola voce di dati per molteplici usi. Il premio viene fornito con un sistema che può anche riportare facilmente tutte quelle perdite / guadagni per una facile revisione E controllare chi / quando / cosa-perché si sono verificati - quando il TTB te lo chiede durante un audit.

Gli ordini di lavoro di VINX2 hanno un fail safe integrato per garantire che perdite e guadagni siano registrati in modo appropriato, indipendentemente dalle autorizzazioni di accesso.

Ci sono molti altri esempi specifici che potremmo esplorare, come; facili correzioni / annullamento / inversione delle opzioni senza chiamare il supporto tecnico, creare ricerche / rapporti personalizzati e salvarli per un accesso con un clic, visualizzazioni di dashboard cliccabili, esportazione di quasi tutto in Excel (non possiamo svezzarci completamente da esso), produrre un compilato il rapporto TTB con 1 clic E vedere i singoli lotti che hanno totalizzato sul rapporto E essere in grado di correggere e rifare al volo, e molto altro ...

Sarei felice di parlarti delle tue esigenze specifiche e di come posso aiutarti, semplicemente richiedi una demo gratuita e iniziamo.