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Gli audit di Wine Australia sono in aumento. Alcuni suggerimenti.

May 15, 2014

Secondo il più recente piano operativo di Wine Australia, il numero di aziende vinicole australiane oggetto di audit è aumentato del 33%, arrivando a 400 nel 2013-2014. Si tratta di una possibilità su 1 di ottenere un controllo sulla conformità dell'integrità dell'etichetta. Gli auditor possono chiamare a freddo o effettuare una visita concordata, quindi quanto sei sicuro che la tua tenuta dei registri sia conforme?

Più velocemente riesci a soddisfare un auditor, più velocemente puoi mandarlo alla porta della cantina a ritirare alcuni acquisti per il viaggio di ritorno. Non fraintendeteci, le persone di Wine Australia sono persone adorabili, ma sono sicuro che preferireste vendere o produrre più vino piuttosto che versare sui registri della storia delle miscele e sui cartellini. I vostri sistemi sono abbastanza efficienti da dare all'auditor ciò di cui ha bisogno quando bussano?

Oltre al ricevimento e alla fornitura, i produttori di vino devono registrare dettagli specifici sui movimenti del vino e sui cambiamenti nella composizione che possono influenzare in qualsiasi modo la dichiarazione dell'etichetta. I requisiti sono precisi e tutti dettagliati nel Legge sulla Wine Australia Corporation, sezione 39F.

Il programma di integrità delle etichette (LIP)

Anche se non ti viene richiesto di fare una dichiarazione sull'etichetta sui tuoi vini, quelli che lo fanno, devono assicurarsi di avere la traccia di controllo per sostenere tale affermazione. Una dichiarazione di etichetta è una dichiarazione scritta su un'etichetta di vino, documenti commerciali, pubblicità o registrazioni che affermano o implicano che un vino provenga da una particolare annata, varietà e IG.

Nell'ambito del Label Integrity Program (LIP) è necessario tenere traccia di tutti i "prodotti del vino", inclusi vino, uva o estratti di uva destinati alla produzione di vino. È inoltre obbligatorio tenere traccia di chi hai ricevuto queste merci ea chi sono state fornite in base ai requisiti "Un passo indietro" e "Un passo avanti". Quando si acquistano o vendono prodotti vinicoli, è necessario assicurarsi di fornire o ricevere una dichiarazione di fornitura di prodotti vitivinicoli con informazioni chiave tra cui: data, fornitore e cliente, quantità nonché annata, varietà e composizione IG.

Lo sapevate? Wine Australia sta valutando la possibilità di introdurre sanzioni per infrazioni minori.

L'identità del detentore del record;
Il tipo di prodotti vinicoli a cui si riferisce il record;
La data in cui il detentore del registro riceve i prodotti vinicoli;
L'identità della persona dalla quale si ricevono i prodotti vitivinicoli;
La quantità dei beni vitivinicoli ricevuti;
L'annata, la varietà e l'indicazione geografica dei prodotti vitivinicoli;
Dettagli delle misure intraprese dal detentore del record che hanno modificato o influenzato uno dei seguenti:
L'annata, la varietà o l'indicazione geografica dei prodotti vitivinicoli;
Il serbatoio o altra unità di stoccaggio in cui sono stati immagazzinati i prodotti del vino;
Il volume delle merci vinicole immagazzinate nel serbatoio o nell'unità di stoccaggio;
La data in cui il detentore del registro fornisce i prodotti vitivinicoli;
L'identità della persona alla quale vengono forniti i prodotti vitivinicoli;
La quantità dei beni vitivinicoli forniti;
L'annata, la varietà e l'indicazione geografica dei prodotti vitivinicoli;
Eventuali altri dettagli in relazione ai prodotti vitivinicoli prescritti dalla normativa

Lo sapevate? Le registrazioni devono essere effettuate entro 3 giorni e conservate fino a 7 anni.

Oltre a rispettare i requisiti di conservazione dei registri, è necessario rispettare le regole di miscelazione che prescrivono le soglie per la rivendicazione di varietà multiple o singole, vintage, IG. Ecco una pratica tabella che ti aiuterà a spiegare le regole:

* Ogni varietà denominata nella descrizione e nella presentazione deve essere presente in proporzione maggiore nella composizione del vino rispetto a qualsiasi varietà non denominata
** È possibile richiedere un massimo di tre IG
Tabella tratta dalla Guida alla conformità di Wine Australia 2014 e soggetta a modifiche da parte di Wine Australia.

Non dimenticare il Food Standards Code.

È necessario tenere traccia delle aggiunte di vino e dei coadiuvanti tecnologici per conformarsi al codice degli standard alimentari di Australia e Nuova Zelanda. Il cui argomento è al di fuori dello scopo di questo particolare articolo, ma aggiunge un altro livello di registrazione e monitoraggio. Come riuscire a identificare la presenza di allergeni nel tempo è stato aggiunto a una partita di vini attraverso varie miscele e movimenti.

Suggerimenti pratici per rimanere conformi e sopravvivere a un audit

Nomina un detentore del record principale. Se desideri un titolo dal suono più ufficiale chiamalo "Compliance Officer"
Assicurati di pianificare la tua settimana lavorativa in modo da avere tempo per la tenuta dei registri
Controlla regolarmente l'ultima voce registrata per assicurarti di registrare il lavoro in cantina entro il requisito di 3 giorni
Se utilizzi fogli di calcolo, ricorda che devi conservare i registri per 7 anni, quindi assicurati di eseguire regolarmente il backup dei file
Considera l'idea di creare un registro o un file separato per ogni anno di vendemmia
Utilizza i modelli LIP gratuiti di Wine Australia disponibili per

scarica qui
Oppure considera un sistema software per la produzione di vino che ti aiuti a gestirlo

Fattori da considerare nella valutazione dei sistemi software

Quanto è facile usare il software? Puoi ottenere una demo gratuita per vedere di persona?
Devo acquistare un nuovo computer per eseguirlo o è basato su cloud?
I tuoi dati sono protetti e regolarmente sottoposti a backup?
Può generare documenti di conformità come la dichiarazione di fornitura di prodotti vitivinicoli?
Funziona su iPad, iPhone o altro smartphone?
Che valore aggiunge offre? Cose come la pianificazione del raccolto, la gestione del laboratorio, i codici a barre dei barili, il monitoraggio del costo delle merci, ecc
È un acquisto di capitale o puoi pagare entro il mese?
Cosa ne pensano gli altri clienti? Assicurati di ottenere alcuni riferimenti.

Dove posso trovare maggiori informazioni? Wine Australia ha un fantastico guida alla conformità disponibile sul loro sito web, nonché i dettagli sulle loro attività di conformità nell'anno Piano operativo. Ti invitiamo a leggere entrambi e se non sei sicuro di qualcosa contatta direttamente Wine Australia per un consiglio.

Dichiarazione di non responsabilità: questo articolo è inteso come informazione generale e non deve essere interpretato come consulenza legale. Le informazioni sono state ricavate dal piano operativo Wine Australia 2013-2014 e dalla Guida alla conformità di Wine Australia 2014.