Faire une entreprise avec custom crush

Par Patrick Baker.

La réalité de faire du vin pour les autres

Exécution d'un custom crush l'installation peut être vraiment rentable mais elle s'accompagne d'une multitude de défis de gestion; les personnalités, les écarts de protocole de vinification et les conflits d'horaire. Cela suffit pour qu'une personne raisonnablement organisée se demande dans quoi elle s'est embarquée! Comme la plupart d'entre vous le savent, la réalité de 'custom crush'est pertinent pour la plupart d'entre nous exploitant des installations de taille marginale. Il est logique d'augmenter l'utilisation des dépenses en capital que nous avons faites pour notre programme de vinification, en partageant ces ressources avec d'autres - moyennant des frais.

La rentabilité et la valeur sont essentielles

Avec la popularité des installations offrant custom crush services, le défi est devenu de concurrencer l'opération en cours de route, non seulement sur le prix mais aussi sur la valeur. Par conséquent, obtenir un résultat fluide et efficace custom crush les opérations deviennent le but. Après tout, nous nous concentrons entièrement ou partiellement sur custom crush pour générer des revenus supplémentaires (diversifiés), il est donc primordial de trouver comment le faire de manière rentable.

Le comment / pourquoi et où

Il y a aussi la considération de COMMENT offrir custom crush via des opérations utilisant votre caution par rapport aux «Alternating Proprietorship's» (AP02), et des nuances comme les labels privés, etc. Et puis il y a le rapport TTB, en plus de rapporter comment / ce que chaque client veut voir régulièrement pour garder un œil sur leur vins dans votre établissement. Enfin, le développement d'un barème des frais et le suivi des opérations de facturation peuvent envoyer votre équipe dans un tourbillon et le service de comptabilité organiser une révolte si l'un ou l'autre doit faire «une dernière chose». Heureusement, il existe des solutions logicielles disponibles qui aident avec certaines ou toutes ces considérations, et j'ai utilisé la plupart d'entre elles à un titre ou à un autre, mais je reviens toujours sur vintrace. Nous explorerons quelques nuances et exemples ci-dessous pour vous permettre de tester vos méthodes actuelles par rapport aux capacités de vintrace.

Pour commencer, il est primordial d'identifier qui «possède» le raisin / le jus / le vin en premier lieu. La solution la plus simple consiste à inclure le nom du client dans le code du lot, par exemple 16PN-CUS-RRFR (2016 Pinot Noir, client «CUS», Russian River, Free Run) et cela a fonctionné bien jusqu'à ce qu'un de mes clients achète ou vend vin à un autre de mes clients. Ensuite, si je changeais le nom du lot, j'avais tendance à perdre la «traçabilité» de ce lot… et c'est forcément ce sur quoi l'auditeur du TTB veut en savoir plus, mais c'est une autre histoire. Unique à vintrace est un code «propriétaire» qui est séparé du code de lot et dans mon esprit, il est facilement décrit comme une couche intermédiaire entre le nom du lot et le lien auquel il appartient également.

Le propriétaire est modifiable, a une date / heure pour l'historique des modifications et de l'audit, mais voici la partie intéressante - vintrace peut afficher le% de propriété pour indiquer si plusieurs propriétaires possèdent X gallons d'un mélange particulier dans l'un de mes réservoirs! Et, comme le niveau propriétaire est une `` couche '' dans l'architecture de vintrace, il est intégré au niveau de base (lire, sans coût supplémentaire) et disponible comme option de tri dans la majorité des rapports afin que je puisse facilement inclure toutes les informations sur le lot et des gallons appartenant à l'un de mes clients - même s'il est partagé. Le niveau propriétaire présente également deux avantages supplémentaires; propriétaire est une colonne sur la ventilation du rapport TTB afin que je puisse voir combien est attribué à chaque propriétaire opérant sous ma caution, ce qui me permet de voir périodiquement quelle part de ma production correspond à nos `` marques maison '' par rapport à custom crush. Le deuxième avantage supplémentaire est que vintrace peut offrir des «connexions de propriétaire» qui résolvent un certain nombre de problèmes potentiels.

Les clients doivent utiliser le libre-service dans la mesure du possible

Ceux d'entre nous qui ont couru custom crush Les installations peuvent attester qu'une quantité décente de temps est «utilisée» pour rechercher des informations et relayer à une demande du client… pour, par exemple, les derniers laboratoires, l'inventaire total en baril, etc. La connexion du propriétaire de Vintrace permet à ce propriétaire d'avoir une connexion distincte pour voir une version «légère» du système montrant JUSTE leurs lots et leurs capacités de reporting. Je compare cela à la pose d'un morceau de verre sur la cave où ils peuvent voir, mais ne peuvent toucher / modifier aucune donnée. Les connexions du propriétaire sont facultatives, donc je recommande toujours aux établissements vinicoles de réfléchir à la façon de les distribuer ... car c'est une épée à double tranchant. D'après mon expérience, il a été très utile de réduire considérablement le nombre de demandes de renseignements dont mon équipe a besoin pour rechercher et communiquer, ce qui nous rend plus efficaces. Mais il y a ceux qui se demanderont constamment pourquoi le travail qu'ils demandent vendredi dernier est toujours en attente dimanche soir, avec de nombreux scénarios légitimes, y compris nous n'avons tout simplement pas `` terminé '' l'opération dans le système pour que vous puissiez le voir. Encore une fois, comme il y a des frais mineurs pour ceux-ci, vous pouvez choisir qui obtient une connexion de propriétaire. Et comme vintrace permet d'ajouter facilement des AP02 à votre abonnement, la connexion du propriétaire peut s'appliquer aux produits sous votre caution ET à leur AP02.

Comme mentionné dans les articles précédents, vintrace dispose d'une étonnante fonctionnalité de rapport TTB en une étape qui vous permet de sélectionner simplement la liaison (la vôtre ou un AP02) et la période, pour produire un 5120.17 (702) complètement rempli, ainsi qu'un rapport de sauvegarde pour indiquer quels gallons à partir de quels lots sont additionnés pour produire le nombre sur le 5120.17. Les AP02 sont tout aussi simples à produire des rapports TTB, à tel point que vous pourriez les considérer comme une offre de différenciation pour le custom crush concurrent sur la route, ou facturer un supplément pour cela ou le rapport de sauvegarde dans Excel afin qu'ils puissent produire leurs propres rapports TTB.

Frais pour les demandes de service ad hoc

Parlons de la facturation et du processus de production et de suivi des comptes clients. Avec la croissance de custom crush services offerts, j'ai vu une propension à offrir un simple prix `` du raisin au verre '' pour que les gens ne soient pas nickel et dime'd, et c'est une bonne théorie, mais j'ai suffisamment opéré custom crush installations pour savoir que ce n'est généralement pas si simple. Le protocole de vinification n'est qu'une opportunité de variance - prolongez la macération vous dites, OK, 3x remontages ou punch down par jour, test de stabilisation à froid inclus dans le prix, enfin ça peut être un peu trop… et ainsi de suite. La meilleure solution que j'ai vue est de développer un prix du raisin au verre variant en fonction de la couleur, mais incluant toujours un barème de prix à la carte afin que nous ne soyons pas à court de changement, et ainsi le potentiel de fonctionnement du système est minimisé, c'est-à-dire que nous tous conviennent dès le départ que le prix A vous est facturé, avec les articles 2, 7 et 9, sur la base de la commande. Ensuite, l'astuce est de savoir comment faire en sorte que le système attrape ces éléments!

Barèmes de frais configurables

Depending on your fee schedule and detail of ala carte menu, there is a time commitment to initially setup costs for associated winery actions and this process usually involves management and accounting. The greatest feature is the ability to copy a fee schedule and alter it accordingly for a different program, customer, vintage, etc. Therefore you can setup a default color fee schedule and make changes for one particular customer that only tallies fees associated with that customer! This ability is especially helpful when assessing fees post vintage so we can copy and adjust easily for the following vintage where we only want to change pricing across the board on a few items, e.g. Alcohol labs increase from $12 per to $14, etc. In my experience the real payoff of using vintrace’s fee schedule capability is evidenced in ‘incremental increased revenue’ from items we agreed would be outside of normal costs, and actually having those items automatically show up on the invoice, i.e. no missed legitimate revenue opportunities. Sometimes it isn’t much, but after the 3rd Alcohol ordered in one day by a customer testing blends to back into a label approval, the 3x $14 on his next bill coincides with my teams efforts and potentially staves off exploitation of resources.

Nommez votre prix et automatisez votre facturation

Mise en page de facture configurable

La facturation à partir de vintrace est assez simple. Une fois que vous avez attribué un barème de frais à un client et que le système effectue le suivi de ces frais, vous pouvez consulter les frais pour une période et apporter des ajustements ou des modifications avant de produire une facture. Vintrace a la capacité de produire des factures formatées personnalisées dans un certain nombre de formats électroniques, y compris Adobe PDF, à envoyer directement à vos clients. La pratique que je vois le plus est que la comptabilité aimerait produire et maintenir le vieillissement et la RA dans leurs systèmes, donc vintrace dispose d'un certain nombre de formats électroniques pour exporter les informations de facturation vers votre progiciel comptable / ERP de choix, par exemple QuickBooks, Sage, etc. Une fonctionnalité intégrée / par défaut pour un autre article est l'intégration de vintrace avec le progiciel de comptabilité en ligne Xero pour la synchronisation des comptes en appuyant simplement sur un bouton…

à propos de moi

Après une carrière réussie dans les entreprises américaines, j'ai fait la transition vers l'industrie du vin et suis devenu un vétéran de l'industrie avec plus de 10 ans d'expérience en tant que producteur, vigneron et directeur général de cave.

Mon rôle en tant qu'ancien directeur général de Carneros Vintners custom crush L'installation et l'installation sœur Lodi Vintners, a été le moteur de mon enquête sur les options logicielles de production de vignobles. Mon travail avec une variété de vignobles m'a exposé à une gamme de logiciels de cave avant de décider de la plate-forme vintrace pour exécuter le custom crush installations et depuis, quelques petits et grands boutique caves. Mon expérience pratique dans les vignobles et mon utilisation réelle de vintrace sont à la base de mon succès en tant que représentant de la plate-forme logicielle vintrace en Amérique du Nord.