Le commerce du vin. Aller au-delà d'Excel

Par Patrick Baker.

La production de vin semble plus glamour qu'elle ne l'est en réalité. Les fonctions quotidiennes, la logistique, la surveillance et la maintenance sont parfois constantes et intensives. La récolte, en particulier, n'est pas pour les âmes sensibles. Par conséquent, un excellent système pour gérer les 'affaire de vin' est primordial pour maintenir la santé mentale et maintenir le fonctionnement de l'entreprise. Vous pouvez alors vous concentrer sur le »entreprise viticole»: la passion viticole et commerciale qui nous pousse millésime après millésime.

à propos de moi

Après une carrière réussie dans les entreprises américaines, j'ai fait la transition vers l'industrie du vin et suis devenu un vétéran de l'industrie avec plus de 10 ans d'expérience en tant que producteur, vigneron et directeur général de cave.

Mon rôle en tant qu'ancien directeur général de Carneros Vintners custom crush L'installation et l'installation sœur Lodi Vintners, a été le moteur de mon enquête sur les options logicielles de production de vignobles. Mon travail avec une variété de vignobles m'a exposé à un éventail de logiciels de cave avant de décider sur la plate-forme VINX2 pour exécuter le custom crush installations et depuis, quelques petits et grands boutique caves. Mon expérience pratique dans les vignobles et mon utilisation réelle de VINX2 sont à la base de mon succès en tant que représentant de la plate-forme logicielle VINX2 en Amérique du Nord.

Travailler plus intelligemment

L'ingrédient clé pour s'attaquer au commerce du vin est de travailler plus intelligemment là où nous le pouvons. La façon de faire est de

• réduire la paperasse

• minimiser le temps de traitement et de logistique

• préparation aux audits TTB

• éviter les défis de liaison / capacité

• assurer la conformité du label COLA; et

• maintenir des sauvegardes de tout… juste au cas où.

Heureusement, nous avons à notre disposition des outils logiciels, certains excellents, certains bons et certains potentiellement désastreux.

Excel commence simplement…

En toute honnêteté, Microsoft Excel a été la bête de somme de notre industrie pour suivre et rendre compte au minimum. Pour les petits «Mom & Pop» aux grands établissements vinicoles complexes industriels. Cela fonctionne bien la plupart du temps et en fonction de la complexité de vos enregistrements et de votre familiarité avec Excel, vous pouvez garder un grand nombre d'informations organisées de la manière que vous aimez les voir et peut-être suffisamment organisées pour signaler la conformité.

J'ai géré une cave de 150,000 caisses sur Excel mais je ne le recommanderais à personne. Le (s) problème (s) avec Excel commencent par la sauvegarde / redondance et s'aggravent rapidement si plusieurs utilisateurs doivent entrer / extraire des données à partir des mêmes fichiers. Le partage de fichiers Excel dans le cloud a un peu aidé, mais l'intégrité des données et souvent des feuilles de calcul multiples disparates deviennent inquiétantes pour travailler dans la direction opposée du travail plus intelligent. Encore moins, certaines personnes ne connaissent pas Excel et ne veulent pas commencer avec une feuille de calcul vierge pour suivre ce qui est nécessaire simplement pour se conformer aux exigences de conformité.

Au-delà d'Excel

Ainsi, certains des attributs clés d'un système qui maximise l'efficacité et réduit l'effort doivent inclure:

• Facilité d'utilisation / intuitif (fonctions faciles à trouver et saisie rapide)

• Accès immédiat aux informations clés (plus rapide et plus fiable que les journaux de bord ou les feuilles de calcul, et doit être précis)

• Rapports faciles (exigences de conformité internes et externes)

• Évolutivité (capacité et capacité qui grandissent avec vous)

• Fiabilité (développement éprouvé, serveurs de sauvegarde, personnel d'assistance)

• Abordabilité (comparativement - combien de salaire de vigneron suis-je en train de payer pour entrer les informations de laboratoire de

   

  STE

  ?)

Nous aborderons chacun des attributs ci-dessus dans les prochains articles avec plus de détails et d'exemples. L'accent pour chaque point d'analyse est les gains d'efficacité réels par rapport à la quantité d'effort ou simplement `` travailler plus intelligemment '', et la valeur ajoutée ou bonus potentiel de contrôle du «business du vin» afin que nous puissions nous concentrer sur le business du vin. Cette édition se concentrera sur la facilité d'utilisation / l'intuitivité.

Facilité d’utilisation

Les systèmes intuitifs ont une chose en commun: ils ont juste un sens.

J'ai travaillé avec tous les systèmes de production de vignobles populaires disponibles dans une capacité ou une autre en tant que vigneron, maître de chai ou directeur général de certains petits établissements vinicoles et aussi de très grands custom crush installations. Comme mentionné précédemment, je suis plutôt habile à faire fonctionner Excel des calculs merveilleux en plus de créer / suivre des bons de travail, des laboratoires et des rapports 702 / TTB / ABC, mais le défi avec la plupart de ces systèmes, et en particulier Excel, est la facilité d'utilisation, ou son absence.

Suivi des travaux de laboratoire

VINX2 Lab Console - Intégration ETS transparente

En utilisant les laboratoires comme exemple, vous devriez être en mesure d'ajouter facilement des métriques de laboratoire pour un lot ou un baril avec une simple recherche ou un visuel du lot / récipient. Un bon système affichera la dernière valeur métrique afin que vous puissiez facilement comparer le «caractère raisonnable» de votre entrée la plus récente, par exemple la dernière entrée d'alcool modifie-t-elle involontairement la classe de taxe des lots? Peut-être que le mauvais lot a été sélectionné - une bonne chose que la dernière valeur ait donné une indication.

Un système encore meilleur permettra de sauter entièrement le processus de saisie des données des résultats de laboratoire en les important à partir d'un laboratoire hors site tel que STE ou équipement de laboratoire, directement dans le système. Ce concept est vraiment un gain d'efficacité, et atténue également les erreurs typographiques occasionnelles. UNE bonus à la méthode de téléchargement est un système qui permet le téléchargement et la possibilité de «vérifier» les résultats SI vous le souhaitez, même ceux téléchargés depuis ETS.

La console de laboratoire de VINX2 est un excellent exemple de conception efficace et réfléchie pour entrer / télécharger des laboratoires. VINX2 a travaillé avec STE depuis 2007 pour une intégration transparente et des liens vers de nombreux autres systèmes, notamment OenoFoss, Wine Scan et Thermo Scientific Gallery.

Conformité TTB

Rapport TTB rempli pour vous par VINX2

Avoir un point d'entrée unique pour tous les gains et pertes de vin est primordial pour chaque cave. Le gollonage total, l'espace libre et la composition doivent tous être mis à jour en temps réel, les mouvements nécessaires étant directement introduits dans le rapport de conformité TTB 5120.17 ('702').

En tant que nouveau directeur général de plusieurs établissements vinicoles, j'ai hérité de «systèmes» où il y a au moins deux feuilles de calcul disjointes - une pour le suivi des lots et une autre pour les rapports TTB mensuels / trimestriels. J'ai passé d'innombrables heures à reformater et à maintenir des liens entre ces feuilles de calcul pour que le fichier soit corrompu et une fois, l'ordinateur portable de mon vigneron a été volé avec la seule copie des rapports TTB de l'année précédente dessus! Comme le dit la publicité DirecTV, «ne sois pas que moi».

Chaque système standard devrait être capable de jouer au moins un double rôle d'entrée de perte / gain, mais ce n'est pas le cas même avec certains des systèmes coûteux. Le problème provient de la conception originale et de l'architecture des données et certains systèmes populaires traitent toujours les pertes / gains séparément du suivi et des rapports de conformité. Le problème est encore plus flou lors de l'examen de la composition et de la conformité COLA, mais nous y reviendrons lors de l'examen de l'évolutivité. Un système correctement conçu exploiter l'efficacité d'une seule entrée de données pour des usages multiples. le bonus est livré avec un système qui peut également facilement signaler toutes ces pertes / gains pour un examen facile ET un suivi d'audit qui / quand / quoi-pourquoi ils se sont produits - lorsque le TTB vous le demande pendant un audit.

Les bons de travail de VINX2 ont une sécurité intégrée pour garantir que les pertes et les gains sont enregistrés de manière appropriée, quelles que soient vos autorisations de connexion.

Il existe une multitude d'exemples spécifiques supplémentaires que nous pourrions explorer, comme; options faciles de corrections / annuler / inverser sans appeler le support technique, créer des recherches / rapports personnalisés et les enregistrer pour un accès en un clic, affichages de tableau de bord cliquables, exportation de presque tout vers Excel (nous ne pouvons pas nous sevrer complètement), produire un complètement rempli le rapport TTB en 1 clic ET voir les lots individuels qui ont totalisé sur le rapport ET pouvoir réparer et refaire à la volée, et bien plus encore ...

Je serais heureux de vous parler de vos besoins spécifiques et de la façon dont je peux vous aider, juste demander une démo gratuite et commençons.