Études de cas
Étude de cas: Le passage de Silver Oak à vintrace – Première partie
L’évaluation approfondie du logiciel de gestion des caves par Silver Oak les a conduits à adopter vintrace pour rationaliser les opérations, améliorer l’efficacité et maximiser le potentiel de croissance.
November 12, 2024
Lorsque David Duncan a pris ses fonctions de direction chez Silver Oak Winery, il a hérité non seulement d’une entreprise, mais aussi d’un héritage, ancré dans les valeurs familiales, des normes élevées et un engagement à élaborer un Cabernet Sauvignon exceptionnel. Au fil des ans, Silver Oak s’est développé sur plusieurs sites et labels, ajoutant de la complexité à ses opérations et soulignant la nécessité de solutions technologiques avancées. Reprendre un domaine viticole de renommée mondiale signifie souvent trouver un équilibre entre la préservation de la tradition et la mise en œuvre de pratiques modernes. Pour la nouvelle génération, cela impliquait d’adopter les techniques et les philosophies établies par leurs prédécesseurs, tout en explorant des pistes pour soutenir la croissance et la qualité continues de Silver Oak dans un marché en évolution et concurrentiel.
Nous produisons des vins que nous allons vendre en 2028, 2029. Cela nous permet de ne pas être trop réactifs. La patience, le respect du plan, le fait de faire ce que nous faisons, voilà en grande partie notre succès.
John O’Connell, directeur informatique de Silver Oak, Nate Weis, vice-président de la viticulture, et David Duncan, PDG, ont été des acteurs clés de cet effort de modernisation, avec de longs mandats soulignant leur engagement envers la cave et sa trajectoire de croissance innovante.
Le défi des systèmes obsolètes
Au fur et à mesure que Silver Oak se développait, sa dépendance à un système obsolète devenait évidente. Auparavant, l'équipe de Silver Oak utilisait la base de données Winemaker (WMDB), et a commencé à constater des inefficacités. Elle a rencontré deux problèmes majeurs:
1. Incohérences des données entre les différents sites: la prise en charge de plusieurs sites a entraîné une complexité accrue en termes de gestion et de précision des données. Les chiffres obtenus pour une même mesure, comme le tonnage de raisin, étaient souvent différents selon l'endroit où les données étaient stockées ou selon la personne qui y accédait. L'absence d'informations centralisées en temps réel a entraîné une confusion et un travail supplémentaire pour concilier les divergences, ce qui a entravé la prise de décision efficace.
Nous aurions des chiffres différents pour quelque chose qui ne devrait pas être. Il ne devrait pas y avoir de marge de manœuvre. Combien pesait ce lot de raisins ? Nous trouverions, selon l’endroit où nous regardions, trois ou quatre chiffres différents. Il était évident que nous ne pouvions pas continuer à fonctionner avec des fichiers dispersés et des données incohérentes.
2. Dépendance aux processus manuels et aux feuilles de calcul: leur ancienne plateforme logicielle n'était utilisée que pour les tâches de conformité essentielles, tandis que les informations de production plus détaillées résidaient dans plusieurs feuilles de calcul ou ordinateurs individuels. La dispersion des données créait des inefficacités supplémentaires dans le traitement des informations cruciales.
Lorsque j'ai rejoint Silver Oak, j'ai tout de suite vu la complexité de l'entreprise : de multiples sites, de multiples systèmes et des données stockées dans toutes sortes d'endroits. Il était évident qu'à mesure que nous grandissions, nous ne pouvions pas continuer à fonctionner comme une petite entreprise familiale avec des fichiers dispersés et des données incohérentes. Nous avions besoin d'un système comme vintrace pour rassembler tout cela.
Le processus d'évaluation : choisir vintrace
L’évaluation approfondie du logiciel de gestion des caves par Silver Oak les a amenés à explorer vintrace comme moyen de rationaliser les opérations, d’améliorer l’efficacité et de maximiser le potentiel de croissance.
Nous avons formé un groupe de travail interservices pour évaluer nos options. Cette approche collaborative a permis de prendre en compte tous les points de vue, ce qui a permis de trouver une solution qui répondait véritablement à nos divers besoins.
Après avoir évalué diverses options, le groupe de travail de Silver Oak, composé de vignerons, d’œnologues et d’autres parties prenantes, s’est concentré sur plusieurs facteurs critiques avant de sélectionner vintrace :
Convivialité et adoption: L’équipe recherchait un système intuitif et facile à utiliser, garantissant une adoption transparente dans tous les services. L’interface moderne et flexible de vintrace et sa facilité d’utilisation répondaient à cette exigence, préparant l’équipe à une courbe d’apprentissage courte et à une transition en douceur.
Capacités d’intégration: Un élément clé était la capacité du logiciel à s’intégrer aux systèmes essentiels de la pile technologique de Silver Oak, comme AgCode, pour connecter les opérations et réduire la saisie manuelle des données. Les capacités d’intégration de vintrace sur une grande variété d’outils ont été un facteur important dans leur décision.
Support et formation: Le comité d’achat a apprécié un fournisseur qui offrait une équipe d’assistance réactive et une formation complète. L’engagement de vintrace envers des sessions de formation régulières et une assistance continue correspondait au désir de Silver Oak d’apprendre rapidement et d’améliorer continuellement ses opérations.
Évolutivité: La croissance continue signifiait qu’il était essentiel pour Silver Oak de disposer d’un système capable d’évoluer avec ses opérations et de s’adapter aux besoins futurs. Les fonctionnalités d’entreprise de vintrace ont fourni l’agilité et l’adaptabilité nécessaires à la croissance et au succès à long terme.
Nous avons organisé des appels hebdomadaires avec l'équipe de vintrace, et le fait d'avoir ce temps dédié aux questions a rendu le déploiement beaucoup plus fluide. À la fin, les appels ne duraient que 10 minutes. Tout se déroulait bien.
De plus, l’association de la solution avec la base de données de Winemaker a constitué un avantage considérable pour Silver Oak, en fournissant une base alignée avec leur système précédent. La connaissance approfondie de la vinification et des défis uniques du secteur par l’équipe de vintrace a été cruciale, facilitant la transition et simplifiant l’adoption dans tous les services.
Enthousiasme pour la première récolte à base de vintrace à Silver Oak
Alors que la première récolte avec vintrace se profile à l’horizon, l’équipe de Silver Oak se montre enthousiaste mais prudente. John déclare : « Nous sommes ravis de réaliser notre première récolte avec vintrace. C’est un changement, mais nous savons que cela simplifiera les processus et nous donnera des informations en temps réel que nous n’avions pas auparavant. »
L'équipe était impatiente de découvrir par elle-même comment son nouveau logiciel de production de vin pouvait simplifier les flux de travail et réduire les tâches manuelles. Grâce à une formation programmée, l'équipe de Silver Oak s'est sentie prête à s'attaquer à sa première récolte de vin.
En entrant dans cette récolte avecvintrace, l'équipe a hâte de travailler plus intelligemment, et non plus durement. Le système nous redonne du temps que nous pouvons réinvestir dans la qualité.
Ce n’est que le début. Et ensuite ?
L’adoption de vintrace symbolise l’engagement de l’entreprise en faveur de l’amélioration continue et de la qualité de la production. Alors qu’ils se préparent pour leur première récolte alimentée par vintrace, ils ont hâte d’exploiter tout le potentiel du système, du suivi des produits secs à l’intégration des données du vignoble, avec l’objectif ultime de produire leur meilleur vin à ce jour. Le voyage de l’innovation et de la tradition se poursuit chez Silver Oak, et leur histoire avec Vintrace n’est que le début de ce nouveau chapitre.
C’est effrayant de faire un changement, mais savoir que vintrace s’engage à assurer notre réussite à long terme a fait une différence.
Restez à l'écoute pour la deuxième partie de l'histoire de Silver Oak, couvrant les réponses, les réactions et les révélations de l'équipe de Silver Oak lors de leur première récolte alimentée par le vintrace.