Le commerce du vin. Coût des marchandises vendues

Seulement 10% de notre temps est consacré à la fabrication du vin…

La réalité de la vinification est généralement conforme à la règle des 60/30/10 pour cent. Là où 60% de notre temps est consacré à la vente et au marketing, 30% à la paperasse, et finalement seulement 10% est ce que l'on pourrait appeler la vinification réelle. En fonction de la taille de votre cave, une bonne partie de cette paperasse consiste à déterminer le coût des marchandises vendues (COGS) ou à rendre compte au financement afin qu'ils puissent le résoudre. Ils en ont bien sûr besoin afin de pouvoir compenser les revenus pour obtenir une forme de profit brut (espérons-le pas une «perte»). Assez souvent, nous appliquons une formule de base simple des coûts totaux divisés par le nombre total de caisses produites, et parfois nous allons même jusqu'à faire une distinction entre les vins rouges et blancs (par exemple les coûts de barrique / stockage) mais pas beaucoup plus complexe que cette.

Pourquoi le suivi des coûts traditionnel est-il difficile?

Le défi consiste à suivre les coûts applicables en premier lieu et à les appliquer dans un système cohérent qui reflète tous les coûts liés à la production d'une caisse de votre vin. Les tâches les plus fastidieuses de suivi des coûts se situent généralement au niveau du lot / du vin en vrac avant sa mise en bouteille. Il commence par suivre les coûts des fruits par balise de pesée par rapport aux contrats réels du producteur ou accumulés estate les coûts agricoles par zone, et est peut-être un peu plus facile à appliquer lors d'achats de vin en vrac ... mais vous obtenez cette facture de camionnage trente jours après la réception du vin en vrac et vous avez déjà mélangé ce volume en trois lots séparés ou plus, ce qui l'application de coûts rétroactifs plus difficile à déterminer. Ensuite, il y a les consommables comme le KMBS ou l'acide tartrique, ou les copeaux de chêne, etc. qui peuvent éventuellement être suivis par quels lots nous les appliquons aussi, mais c'est beaucoup de paperasse et de logistique à suivre. Bien sûr, plus la méthode de suivi et d'application des coûts est limitée, plus le temps est concevable et potentiellement encore plus élevé pour le personnel pour administrer le processus - il doit y avoir un meilleur moyen.

Par conséquent, tout système pour établir le COGS doit avoir au moins trois méthodes pour appliquer les coûts pour satisfaire les situations réelles que nous rencontrons à la cave:

• Coût réparti sur de nombreux lots applicables qui s'appliquent à notre «recherche» de certains attributs, par exemple les coûts de main-d'œuvre associés aux vins en cave pendant une période spécifique - le mois dernier, ou

• Les coûts de transaction qui s'accumulent lorsque nous exécutons certaines fonctions dans la cave, par exemple les coûts de laboratoire, les ajouts et les traitements comme la filtration ou la stabilisation à froid, etc., ou

• Les coûts ad hoc qui s'appliquent uniquement à certains cas, comme les frais d'expédition de vin en vrac mentionnés ci-dessus.

Un moyen meilleur et plus rapide.

Répartition des coûts

En commençant par le producteur /estate frais de fruits, le logiciel de production vinicole Vintrace utilise une console pour maintenir les coûts contractuels liés à un producteur / vignoble / bloc sur une étiquette de pesée, appliqués lorsque les fruits arrivent avec une logique supplémentaire disponible pour toucher les paiements de bonus pour le rendement, la qualité, le brix, etc. - automatiquement! Ces coûts de fruits sont immédiatement disponible dans l'onglet `` Coûts '', catégorie Fruit (avec les autorisations de connexion appropriées), affiché dans l'aperçu du bloc, onglet Saisonnier et via des rapports standard dans Excel pour des rapports ou des analyses supplémentaires. Le concept principal est que cette catégorie de coûts est appliquée au fur et à mesure que le fruit arrive, c'est-à-dire instantanément - pas de suivi des balises de pesée, pas de recherche dans les contrats papier, et facilement disponible sous forme de rapport pour la gestion en quelques clics aussi souvent que nécessaire SANS implication supplémentaire de l'équipe de production . Je ne sais pas pour vous, mais pour certains des établissements vinicoles dans lesquels j'ai travaillé / géré avant Vintrace, c'était une tâche onéreuse, souvent effectuée quotidiennement, que nous avons probablement sauvée jusqu'à la fin de la journée, lorsque toutes les réceptions de fruits sont et nous sommes fatigués par les chiens, mais nous recherchons des chiffres et des données équivalant à d'importantes opportunités d'erreurs!

De même, le suivi des consommables et des dépenses de transaction a été si onéreux que nous avons laissé à la comptabilité le soin de faire certaines allocations brutes de coûts, et dans certains cas, l'allocation des coûts est tout à fait justifiable. Ainsi, un outil pour répartir les coûts doit être précis, affinable, intuitif afin de réduire les occasions de faire des erreurs, et facilement discernable comme «alloué». La console d'allocation des coûts de Vintrace fait cela et plus encore. Cet outil est si robuste qu'il mérite un article en lui-même, mais certaines fonctionnalités clés sont:

• Répartition en volume a) fin de période, ou b) multiplié par le nombre de jours pour appliquer plus précisément les coûts

• Utilise une recherche de filtre solide pour obtenir uniquement les lots applicables, et cocher les lots uniques pour un affinement supplémentaire

• Par défaut, la pondération en gallons ou exportable pour appliquer votre propre méthodologie de pondération et télécharger avec ces pondérations

• Applicable au stock / aux produits finis, par exemple pour appliquer de bons coûts de stockage hors site, etc.

• D'autres attributs encore…

  Organigramme comptable

Nous devons également avoir la capacité d'appliquer les coûts qu'ils attribuent à un vin, par exemple les frais de camionnage pour un achat de vin en vrac. Ces coûts «ponctuels» ou ad hoc apparaissent généralement dans AP après la transaction réelle. Il est généralement assez facile de trouver à quel lot de vin le coût s'applique également, mais la partie la plus délicate est maintenant de prendre en compte la part de ce coût qui s'applique aux vins dans lesquels vous avez mélangé ce vin en vrac. En réalité, ce scénario s'applique à tous les scénarios ci-dessus - dont nous avons besoin que ces coûts s'appliquent à une date précise et qu'ils «suivent» les gallons jusqu'à leur destination actuelle à partir de la date encourue. Heureusement, tous les COGS de Vintrace sont réglés à une date spécifique, et les coûts correspondants s'appliquent aux gallons à partir de cette date et «ruissellent» dans le mélange actuel pour un COGS précis par gallon. Par exemple, 1,000 gallons de vin en vrac reçu le 1er mai via le camionnage Cherokee coûte 750 $, mais la facture de Cherokee arrive le 18 mai. Nous avons depuis mélangé ce vin en vrac en trois lots, avec 500 gallons à mélanger beaucoup, et 250 gallons chacun à deux autres lots, mélange B et C. En conséquence, vintrace appliquera 375 $ ou 0.75 $ par gallon à la portion de 500 gallons du mélange A, et 187.50 $ au total chacun ou 0.75 $ par gallon aux mélanges B et C également - AUTOMATIQUEMENT. Pour être clair, cela s'applique également aux coûts de transaction ventilés et spécifiques à la date. Ce mode d'application des coûts spécifiques à la date est un énorme gain d'efficacité pour votre personnel comptable et est facilement suivi via l'onglet des coûts dans Vintrace.

Au fur et à mesure que nous perfectionnons la granularité du suivi des COGS du vin en vrac, vous commencez à voir comment ces coûts se retrouvent pour un bon COGS. Les COGS de vin en vrac (module de base professionnel) et d'emballage (module d'inventaire avancé) peuvent être suivis en fonction des modules que vous avez activés dans Vintrace. Vous pouvez également ajouter le module Case good / Advanced Inventory à une date ultérieure pour étendre le suivi COGS du vin en vrac après coup avec des coûts rétro-datés. Le module d'inventaire avancé présente de nombreux autres aspects bénéfiques pour la construction et le suivi des produits finis en caisse, mais en tant que directeur général en charge du profit brut, la possibilité de suivre facilement le COGS par cas bon pour différentes séries d'embouteillage, ou des lots fabriqués avec différents composants, par exemple différents le verre, les étiquettes ou les composants de fermeture, a été un gain de temps énorme qui ne m'a pas demandé plus de temps ou de temps pour le personnel de production.

Le mérite pratique d'un système de pointage COGS est sa capacité à générer des rapports et à se synchroniser avec votre système comptable / ERP. Vintrace se synchronise actuellement avec Xero comptabilité, et est facilement exportable pour le suivi des coûts d'actif et de transaction vers d'autres systèmes via un format de feuille de calcul, avec l'inclusion des noms et numéros de compte de vos systèmes comptables.

Réflexions finales

Enfin, comme ce niveau de détail COGS a jusqu'à présent été pénible au mieux et au pire impossible à suivre, nous vous recommandons toujours de possible implémentez les capacités Vintrace COGS d'une manière que vous suivez actuellement COGS afin que vous puissiez facilement discerner la «raisonnabilité» des sorties COGS. Après une période de temps, peut-être un calendrier ou une période fiscale pour évaluer et comparer les chiffres COGS pour établir un niveau de confort avec la sortie COGS produite par Vintrace, vous pouvez alors augmenter la granularité du suivi COGS pour inclure une délimitation plus fine de vos coûts jusqu'à un kilogramme. pour les additifs, ou un suivi séparé des coûts pour les méthodes de filtration entre la filtration interne sur plaque et sur châssis par rapport à la filtration mobile à flux transversal, etc. Avec de meilleures données, une meilleure capacité d'analyse et de véritables capacités de retour sur investissement (ROI) pour éventuellement justifier ou annuler cet avenir coût en capital de filtration crossflow coûteux, c'est-à-dire libérer certaines données de Business Intelligence pour une rentabilité améliorée.

à propos de moi

Après une carrière réussie dans les entreprises américaines, j'ai fait la transition vers l'industrie du vin et suis devenu un vétéran de l'industrie avec plus de 10 ans d'expérience en tant que producteur, vigneron et directeur général de cave.

Mon rôle en tant qu'ancien directeur général de Carneros Vintners custom crush L'installation et l'installation sœur Lodi Vintners, a été le moteur de mon enquête sur les options logicielles de production de vignobles. Mon travail avec une variété de vignobles m'a exposé à une gamme de logiciels de cave avant de décider de la plate-forme vintrace pour exécuter le custom crush installations et depuis, quelques petits et grands boutique caves. Mon expérience pratique dans les vignobles et mon utilisation réelle de vintrace sont à la base de mon succès en tant que représentant de la plate-forme logicielle vintrace en Amérique du Nord.