Le commerce du vin. Rapports et conformité

Par Patrick Baker.

Dans le commerce du vin Partie 1 je pratique la randonnée Partie 2 nous avons examiné les avantages et les préoccupations à l'aide de MS Excel et des logiciels traditionnels pour suivre les opérations de votre cave avant d'explorer les avantages d'un accès rapide aux informations clés.

Un aspect particulier que nous avons abordé était l'efficacité d'avoir un point de contact unique de saisie de données avec une sortie à usage multiple pour différents départements de votre entreprise vinicole. Il est essentiel de garder les données à jour si nous devons les extraire dans des rapports significatifs. Les données de laboratoire pendant la fermentation, par exemple, ou le suivi des stocks de vrac et d'emballage pour une mise en bouteille imminente sont des éléments de données clés essentiels à une planification efficace des ressources, par exemple, les tours de cuve, l'utilisation de l'équipement, la capacité / débit du tapis de concassage et la planification de la mise en bouteille.

à propos de moi

Après une carrière réussie dans les entreprises américaines, j'ai fait la transition vers l'industrie du vin et suis devenu un vétéran de l'industrie avec plus de 10 ans d'expérience en tant que producteur, vigneron et directeur général de cave.

Mon rôle en tant qu'ancien directeur général de Carneros Vintners custom crush L'installation et l'installation sœur Lodi Vintners, a été le moteur de mon enquête sur les options logicielles de production de vignobles. Mon travail avec une variété de vignobles m'a exposé à une gamme de logiciels de cave avant de décider de la plate-forme vintrace pour exécuter le custom crush installations et depuis, quelques petits et grands boutique caves. Mon expérience pratique dans les vignobles et mon utilisation réelle de vintrace sont à la base de mon succès en tant que représentant de la plate-forme logicielle vintrace en Amérique du Nord.

Rapports significatifs

De nombreux rapports flexibles

Comme toute autre entreprise, nous devons également générer des rapports plus habituels pour l'enregistrement des stocks, des mouvements et des expéditions. Idéalement, ces rapports doivent être préformatés au format PDF ou exportables vers Excel et facilement reproductibles pour que l'équipage puisse générer et réaliser des audits physiques sans que le personnel informatique ou comptable ne soit impliqué. vintrace propose une multitude de rapports de cave standard organisés par catégories qui peuvent être téléchargés ou envoyés par e-mail à toute personne de votre choix.

Le véritable test d'un système de reporting complet est à signaler ET passible d'action accès à des données pas nécessairement préconfigurées, communément appelées rapports «ad hoc». Certains pourraient se souvenir des anciens paramètres de recherche booléens (vrai / faux) pour interroger les anciens back-ends de base de données avec un verbiage et des caractères archaïques, et si vous ne saviez pas comment, vous deviez demander un rapport spécial au service informatique ou à un autre service qui généralement il a fallu un certain temps pour obtenir pour vous… et ce n'était généralement pas tout à fait ce que vous vouliez mais assez proche. C'était à ce moment-là, mais je suis toujours surpris de la capacité limitée de création de rapports ad hoc de la majorité des logiciels spécifiques aux vignobles actuels. C'est peut-être pourquoi nous sommes si nombreux à se résoudre à endurer Excel.

Facilité de recherche personnalisée

Recherche de stock

L'approche de vintrace pour les recherches ad hoc complexes consiste à utiliser des filtres de champ clés avec des listes déroulantes faciles ou des champs de texte génériques. Comme il y a tellement de champs / données à rechercher, vintrace sépare les recherches par type; Lots, Inventaire, Vineyard, Barrel, Tank & Dispatches pour une sélection plus raisonnable de filtres pour créer votre rapport. Chaque écran de recherche est affiché dans 3 sections - filtres en haut, résultats de ces filtres dans le corps et options pour ce que vous pouvez faire avec les résultats en bas. Si vous avez aimé autant de systèmes de gestion de données que moi, l'approche de vintrace est magique dans sa prévoyance et sa simplicité, pour produire facilement et / ou / entre / et non, des recherches. Un bon exemple est une recherche de tous les lots pour lesquels S02 n'a pas été testé depuis plus d'un mois. À partir des résultats de la recherche, vous pouvez imprimer une feuille de calcul ou commander des laboratoires, ou ajouter la demande de laboratoire à un bon de travail, copier les résultats pour les ajouter à d'autres résultats et, surtout, enregistrer la recherche.

Mes Recherches

Enregistrer une recherche pour reproduire facilement les conditions d'un rapport ad hoc est super intelligent, mais vintrace va encore plus loin en vous donnant la possibilité de partager ces recherches enregistrées avec d'autres membres du personnel et, surtout, de l'ajouter au tableau de bord `` Mes recherches '' boîte toujours disponible sur votre écran d'accueil. Vous pouvez désormais surveiller ce rapport ad hoc sans même l'exécuter, car la liste Mes recherches est constamment tabulée.

En prime, vous pouvez définir une logique conditionnelle pour modifier le texte de recherche si les résultats dépassent un seuil; Par exemple, si je suis responsable de la ligne d'embouteillage et que j'ai une recherche enregistrée surveillant le stock d'un certain moule en verre et que le stock plonge en dessous de 30,000 bouteilles, je règle le texte en orange, et en dessous de 15,000, il devient rouge - pour un visuel indicateur que j'ai besoin de commander plus, pronto!

Conformité

Bien sûr, les rapports sur les vignobles sont particulièrement différents des activités traditionnelles par rapport aux nombreux rapports de conformité de divers organismes réglementaires et fiscaux. Nous avons passé du temps sur la facilité des rapports TTB via vintrace dans l'article précédent Le business du vin, partie 1.

Déclaration TTB

Alors que certains autres systèmes fournissent un rapport de données adéquat '702' (bien que difficile à obtenir), Vintrace va encore plus loin en 'déclarant en masse' facilement et simplement vos vins sur un '702' spécifique, par exemple décembre / 4th Trimestre. Pour ceux d'entre nous qui font le rapport `` 702 '' et gardent une trace de ce qui doit être déclaré, et quand, cet outil particulier est une aubaine pour la facilité de conformité et illustre encore une fois le thème d'un élément de données unique (gains / pertes) étant intelligemment accessible pour rendre le personnel de la cave encore plus efficace. Si vous êtes la personne responsable du rapport «702», vous devez voir cet outil en action!

D'autres rapports de conformité pour le rapport de récolte / broyage et les gallons de taxe d'accise délimités par classe de taxe, sont également des rapports clés qui prennent généralement un temps considérable à collecter et à compiler à partir d'une masse de feuilles de calcul Excel, puis à reconfigurer pour les coller dans les rapports requis. Ce sont des rapports standard dans vintrace qui compilent les données que vous pouvez simplement copier dans le rapport / les formulaires Excel réglementaires.

Les deux derniers rapports nécessaires sur lesquels nous travaillons constamment sont la composition et le rapport d'audit. Ce ne sont pas des rapports habituels en soi, si différents de tous ceux ci-dessus, mais ils sont pourtant très importants pour maintenir notre lien et notre tranquillité d'esprit. Nous passerons plus de temps sur ces sujets de rapport dans les prochains articles, mais par rapport à notre sujet actuel, ce sont des rapports critiques produits par vintrace qui nous gardent hors de l'eau chaude et fournissent de la crédibilité lors d'un audit.