Les audits de Wine Australia sont à la hausse. Quelques conseils.

Selon le plus récent plan opérationnel de Wine Australia, le nombre d'établissements vinicoles australiens visés par un audit a augmenté de 33% pour atteindre 400 en 2013-2014. Cela représente environ 1 chance sur 4 d'être audité sur la conformité de votre étiquette à l'intégrité. Les auditeurs peuvent appeler à froid ou effectuer une visite organisée. Dans quelle mesure êtes-vous convaincu que la tenue de vos registres serait conforme?

Plus vite vous pouvez satisfaire un auditeur, plus vite vous pouvez l'envoyer à la porte de la cave pour récupérer quelques achats pour le voyage de retour. Ne vous méprenez pas, les gens de Wine Australia sont des gens adorables, mais je suis sûr que vous préférez vendre ou faire plus de vin plutôt que de verser sur les journaux de bord de l'histoire des mélanges et les balises de pesée. Vos systèmes sont-ils suffisamment efficaces pour donner à l'auditeur ce dont il a besoin lorsqu'il vient frapper à la porte?

En plus de la réception et de la fourniture, les producteurs de vin doivent enregistrer des détails spécifiques sur les mouvements du vin et les changements de composition qui peuvent affecter de quelque manière que ce soit l'allégation de l'étiquette. Les exigences sont précises et toutes détaillées dans le Loi sur la Wine Australia Corporation, article 39F.

Le programme d'intégrité des étiquettes (LIP)

Bien que vous ne soyez pas obligé de faire une déclaration sur l'étiquette de vos vins, ceux qui le font doivent s'assurer que vous disposez de la piste d'audit pour étayer cette affirmation. Une allégation d'étiquette est une déclaration écrite sur une étiquette de vin, des documents commerciaux, des publicités ou des enregistrements qui prétendent ou impliquent qu'un vin provient d'un millésime, d'une variété et d'une IG particuliers.

En plus de la réception et de la fourniture, les producteurs de vin doivent enregistrer des détails spécifiques sur les mouvements du vin et les changements de composition qui peuvent affecter de quelque manière que ce soit l'allégation de l'étiquette. Les exigences sont précises et toutes détaillées dans le Loi sur la Wine Australia Corporation, article 39F.

Dans le cadre du programme d'intégrité des étiquettes (LIP), vous devez tenir des registres sur tous les «produits vitivinicoles», y compris le vin, le raisin ou les extraits de raisin destinés à être utilisés dans la production de vin. Il est également obligatoire de conserver des enregistrements de qui vous avez reçu ces produits et à qui ils ont été fournis en vertu des exigences «Un pas en arrière» et «Un pas en avant». Lors de l'achat ou de la vente de produits vinicoles, vous devez vous assurer de fournir ou de recevoir une déclaration d'approvisionnement en produits vinicoles contenant des informations clés, notamment: la date, le fournisseur et le client, la quantité ainsi que le millésime, la variété et la composition de l'IG.

LE SAVIEZ-VOUS? Wine Australia envisage d'introduire des sanctions pour les infractions mineures.

En plus de la réception et de la fourniture, les producteurs de vin doivent enregistrer des détails spécifiques sur les mouvements du vin et les changements de composition qui peuvent affecter de quelque manière que ce soit l'allégation de l'étiquette. Les exigences sont précises et toutes détaillées dans le Loi sur la Wine Australia Corporation, article 39F.

• L'identité du responsable des archives;

• Le type de produits vinicoles auxquels le dossier se rapporte;

• La date à laquelle le teneur de registres reçoit les produits viticoles;

• L'identité de la personne de qui les produits viticoles sont reçus;

• La quantité de produits vinicoles reçus;

• Le millésime, la variété et l'indication géographique des produits viticoles;

• Détails des mesures prises par le responsable du registre qui ont changé ou affecté l'un des éléments suivants:

• Le millésime, la variété ou l'indication géographique des produits vitivinicoles;

• La cuve ou autre unité de stockage dans laquelle les produits viticoles ont été stockés;

• Le volume des produits vinicoles stockés dans la cuve ou l'unité de stockage;

• La date à laquelle le teneur de registres fournit les produits viticoles;

• L'identité de la personne à qui les produits viticoles sont fournis;

• La quantité de produits viticoles livrés;

• Le millésime, la variété et l'indication géographique des produits viticoles;

• Tout autre détail relatif aux produits vitivinicoles qui est prescrit par les règlements

LE SAVIEZ-VOUS? Les enregistrements doivent être réalisés dans les 3 jours et conservés jusqu'à 7 ans.

En plus de vous conformer aux exigences de tenue de registres, vous devez respecter les règles de mélange qui prescrivent les seuils pour revendiquer une variété multiple par rapport à une seule variété, millésime, IG. Voici un tableau pratique qui vous expliquera les règles:

* Chaque variété nommée dans la description et la présentation doit être présente en plus grande proportion dans la composition du vin que toute variété non nommée
** Un maximum de trois IG peut être réclamé
Tableau provenant du Wine Australia Compliance Guide 2014 et sujet à changement par Wine Australia.

N'oubliez pas le Code des normes alimentaires.

Vous devez suivre les ajouts de vin et les auxiliaires technologiques pour vous conformer au code des normes alimentaires australien et néo-zélandais. Le sujet est en dehors de la portée de cet article particulier, mais il ajoute un autre niveau de tenue de dossiers et de suivi. Comme être capable d'identifier la présence d'allergènes au fil du temps a été ajouté à un lot de vins à travers différents assemblages et mouvements.

Conseils pratiques pour rester conforme et survivre à un audit

• Désignez un responsable principal des archives. Si vous voulez un titre plus officiel, appelez-les le «Compliance Officer»

• Assurez-vous de planifier votre semaine de travail pour laisser du temps à la tenue de dossiers

• Vérifiez régulièrement la dernière entrée enregistrée pour vous assurer que vous enregistrez le travail de la cave dans les 3 jours requis

• Si vous utilisez des feuilles de calcul, n'oubliez pas que vous devez conserver des enregistrements pendant 7 ans, alors assurez-vous de sauvegarder régulièrement vos fichiers

• Envisagez de créer un journal ou un fichier distinct pour chaque année millésime

• Utilisez les modèles LIP gratuits de Wine Australia disponibles pour

   

  télécharger ici

• Ou envisagez un système logiciel de production de vin qui vous aide à gérer cela pour vous

Facteurs à prendre en compte lors de l'évaluation des systèmes logiciels

• Dans quelle mesure le logiciel est-il facile à utiliser? Pouvez-vous obtenir une démo gratuite pour voir par vous-même?

• Dois-je acheter un nouvel ordinateur pour l'exécuter ou est-il basé sur le cloud?

• Vos données sont-elles sécurisées et régulièrement sauvegardées?

• Peut-il générer des documents de conformité tels que la déclaration d'approvisionnement en produits de vin?

• Fonctionne-t-il sur un iPad, un iPhone ou un autre smartphone?

• Quelle valeur ajoutée offre-t-il? Des choses comme la planification de la récolte, la gestion du laboratoire, le code-barres du baril, le suivi du coût des marchandises, etc.

• S'agit-il d'un achat d'immobilisations ou pouvez-vous payer au mois?

• Que disent les autres clients à ce sujet? Assurez-vous d'obtenir des références.

Où puis-je trouver plus d’information? Wine Australia a un excellent guide de conformité disponibles sur leur site Web ainsi que des détails sur leurs activités de conformité au cours de l'année Plan opérationnel. Nous vous encourageons à lire les deux et en cas de doute, contactez directement Wine Australia pour obtenir des conseils.

Avis de non-responsabilité: cet article est destiné à titre d'information générale et ne doit pas être considéré comme un avis juridique. Les informations proviennent du plan opérationnel 2013-2014 de Wine Australia et du Wine Australia Compliance Guide 2014.