Estudios de caso
Estudio de caso: la transición de Silver Oak a Vintrace (primera parte)
La evaluación en profundidad del software de gestión de bodegas que realizó Silver Oak los llevó a adoptar Vintrace para optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y maximizar el potencial de crecimiento.
November 12, 2024
Cuando David Duncan asumió un rol de liderazgo en Silver Oak Winery, heredó no solo un negocio, sino un legado; arraigado en valores familiares, altos estándares y compromiso con la elaboración de Cabernet Sauvignon excepcionales. A lo largo de los años, Silver Oak se ha expandido a múltiples ubicaciones y etiquetas, agregando complejidad a sus operaciones y subrayando la necesidad de soluciones tecnológicas avanzadas. Tomar el control de una bodega de renombre mundial a menudo significa equilibrar la preservación de la tradición con la implementación de prácticas modernas. Para la nueva generación, esto implicó adoptar las técnicas y filosofías establecidas por sus predecesores, al tiempo que exploraba vías para respaldar el crecimiento y la calidad continuos de Silver Oak en un mercado en evolución y competitivo.
Estamos elaborando vinos que venderemos en 2028 y 2029, por lo que no somos muy reactivos. La paciencia, el ceñirnos a nuestro plan y hacer lo que hacemos son una gran parte de nuestro éxito.
El CIO de Silver Oak, John O’Connell, el vicepresidente de viticultura, Nate Weis, y el director ejecutivo, David Duncan, han sido actores clave en este esfuerzo de modernización, con largos períodos en el cargo que subrayan su compromiso con la bodega y su innovadora trayectoria de crecimiento.
El desafío de los sistemas obsoletos
A medida que Silver Oak fue creciendo, se hizo evidente su dependencia de un sistema obsoleto. El equipo de Silver Oak, que anteriormente utilizaba la base de datos de Winemaker (WMDB), comenzó a experimentar ineficiencias. Dos de los principales problemas que encontraron fueron:
1. Inconsistencias en los datos entre las distintas ubicaciones: el hecho de que la empresa tuviera más sedes supuso una mayor complejidad en la gestión y la precisión de los datos. A menudo, se encontraban cifras diferentes para la misma métrica, como el tonelaje de uva, según dónde se almacenaban los datos o quién accedía a ellos. La falta de información centralizada y en tiempo real generaba confusión y trabajo adicional para conciliar las discrepancias, lo que impedía una toma de decisiones eficiente.
Tendríamos números diferentes para algo que no debería ser así. No debería haber margen de maniobra. ¿Cuánto pesaba este lote de uvas? Dependiendo de dónde miráramos, encontraríamos tres o cuatro números diferentes. Era obvio que no podíamos seguir funcionando con archivos dispersos y datos inconsistentes.
2. Dependencia de procesos manuales y hojas de cálculo: Su plataforma de software anterior solo se utilizaba para tareas esenciales de cumplimiento, mientras que la información de producción más detallada se almacenaba en varias hojas de cálculo o computadoras individuales. La dispersión de los datos creaba ineficiencias adicionales en el procesamiento de información crucial.
Cuando me incorporé a Silver Oak, vi de inmediato la complejidad: múltiples ubicaciones, múltiples sistemas y datos almacenados en todo tipo de lugares. Era evidente que, a medida que crecíamos, no podíamos seguir funcionando como una pequeña empresa familiar con archivos dispersos y datos inconsistentes. Necesitábamos un sistema como vintrace para unificarlo todo.
El proceso de evaluación: elección de vintrace
La evaluación en profundidad del software de gestión de bodegas que realizó Silver Oak los llevó a explorar Vintrace como un medio para optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y maximizar el potencial de crecimiento.
Formamos un grupo de trabajo interdepartamental para evaluar nuestras opciones. Este enfoque colaborativo garantizó que se tuvieran en cuenta todas las perspectivas, lo que condujo a una solución que realmente satisfizo nuestras diversas necesidades.
Después de evaluar varias opciones, el equipo de trabajo de Silver Oak, integrado por enólogos, productores de vino y otras partes interesadas, se centró en varios factores críticos antes de seleccionar el vino:
Facilidad de uso y adopción: El equipo buscaba un sistema que fuera intuitivo y fácil de usar, asegurando una adopción sin problemas en todos los departamentos. La interfaz moderna y flexible de vintrace y su facilidad de uso cumplían con este requisito, preparando al equipo para una curva de aprendizaje corta y una transición sin problemas.
Capacidades de integración: Una consideración clave fue la capacidad del software para integrarse con sistemas esenciales en la pila tecnológica de Silver Oak, como AgCode, para conectar operaciones y reducir la entrada manual de datos. Las capacidades de integración de vintrace en una amplia variedad de herramientas fueron un factor importante en su decisión.
Soporte y capacitación: El comité de compras valoró a un proveedor que ofreciera un equipo de soporte receptivo y una capacitación integral. El compromiso de vintrace con las sesiones de capacitación periódicas y la asistencia continua se alineaba con el deseo de Silver Oak de aprender rápido y mejorar continuamente las operaciones.
Escalabilidad: El crecimiento continuo significaba que era esencial para Silver Oak tener un sistema que pudiera escalar con sus operaciones y adaptarse a las necesidades futuras. La funcionalidad empresarial de vintrace proporcionó la agilidad y adaptabilidad para el crecimiento y el éxito a largo plazo.
Organizamos llamadas semanales con el equipo de vintrace y, al tener ese tiempo dedicado a las preguntas, la implementación fue mucho más fluida. Al final, las llamadas duraron solo 10 minutos. Todo estaba funcionando muy bien.
Además, la asociación de la solución con Winemaker’s Database fue una gran ventaja para Silver Oak, ya que proporcionó una base que se alineaba con su sistema anterior. El profundo conocimiento del equipo de vintrace sobre la elaboración del vino y los desafíos únicos de la industria fue crucial, ya que facilitó la transición y simplificó la adopción en todos los departamentos.
Emoción por la primera cosecha impulsada por vintrace en Silver Oak
Con la primera cosecha con vintrace en el horizonte, el equipo de Silver Oak se mostró entusiasmado pero cauteloso. John dijo: "Estamos emocionados de tener nuestra primera cosecha con vintrace. Es un cambio, pero sabemos que simplificará los procesos y nos brindará información en tiempo real que antes no teníamos".
El equipo estaba ansioso por experimentar de primera mano cómo su nuevo software de producción de vino podría simplificar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales. Con la capacitación programada, el equipo de Silver Oak se sintió preparado para abordar su primera cosecha impulsada por vintrace.
Al afrontar esta cosecha con vintrace, el equipo espera trabajar de forma más inteligente, no más arduamente. El sistema nos está devolviendo tiempo que podemos reinvertir en calidad.
Esto es solo el comienzo. ¿Qué sigue?
La adopción de vintrace simboliza el compromiso de la empresa con la mejora continua y la calidad de los resultados. Mientras se preparan para su primera cosecha impulsada por vintrace, esperan aprovechar todo el potencial del sistema, desde el seguimiento de los productos secos hasta la integración de los datos del viñedo, con el objetivo final de elaborar su mejor vino hasta el momento. El viaje de innovación y tradición continúa en Silver Oak, y su historia con vintrace es solo el comienzo de este nuevo capítulo.
Da miedo hacer un cambio, pero saber que vintrace está comprometido con nuestro éxito a largo plazo marcó la diferencia.
Manténgase atento a la Parte 2 de la historia de Silver Oak, que cubre las respuestas, reacciones y revelaciones del equipo de Silver Oak durante su primera cosecha impulsada por vintrace.