El negocio del vino. Costo de los bienes vendidos

Por Patrick Baker

Solo el 10% de nuestro tiempo lo dedicamos a hacer vino ...

La realidad de la elaboración del vino generalmente se ajusta a la regla del 60/30/10 por ciento. Donde el 60% de nuestro tiempo se dedica a la venta y marketing, el 30% es papeleo y, finalmente, solo el 10% es lo que podría denominarse vinificación real. Dependiendo del tamaño de su bodega, una buena parte de ese papeleo es para determinar el costo de los bienes vendidos (COGS) o informar a las finanzas para que puedan resolverlo. Necesitan esto, por supuesto, para poder compensar los ingresos para obtener algún tipo de beneficio bruto (con suerte, no "pérdida"). Muy a menudo aplicamos una fórmula básica simple de los costos totales divididos por el número total de cajas producidas y, a veces, incluso llegamos a establecer alguna diferenciación entre vinos tintos y blancos (por ejemplo, costos de barril / almacenamiento) pero no mucho más complejo que ese.

Por qué es difícil el seguimiento de costes tradicional.

El desafío es rastrear los costos aplicables en primer lugar y aplicarlos en un sistema consistente que refleje todos los costos involucrados en la producción de una caja de su vino. Las tareas más tediosas del seguimiento de costos son generalmente a nivel de lote / vino a granel antes de que se embotelle. Comienza con el seguimiento de los costos de la fruta por etiqueta de peso en relación con los contratos reales del productor o acumulados. estate los costos de cultivo por área, y es posible que sea un poco más fácil de aplicar cuando se hacen compras de vino a granel ... pero luego recibe esa factura de transporte treinta días después de que se recibe el vino a granel y ya ha mezclado esa cantidad en tres o más lotes separados, lo que hace la aplicación de costos retroactivos es más difícil de determinar. Luego están los consumibles como KMBS o ácido tartárico, o virutas de roble, etc., que posiblemente se puedan rastrear por qué lotes los aplicamos también, pero eso es mucho papeleo y logística para mantenerlo en orden. Por supuesto, cuanto más finito sea el método para rastrear y aplicar los costos, más tiempo concebible consumirá y potencialmente incluso más costos para que el personal administre el proceso; tiene que haber una mejor manera.

Por lo tanto, cualquier sistema para establecer COGS debe tener al menos tres métodos para aplicar costos para satisfacer las situaciones reales que encontramos en la bodega:

• Los costos distribuidos repartidos en muchos lotes aplicables que se aplican a nuestra 'búsqueda' de ciertos atributos, por ejemplo, costos laborales asociados con los vinos en la bodega durante un período específico, el mes pasado, o

• Costos transaccionales que se acumulan a medida que realizamos ciertas funciones en la bodega, por ejemplo, costos de laboratorio, adiciones y tratamientos como filtración o estabilización en frío, etc., o

• Costos ad hoc que se aplican solo a ciertos casos, como el costo de envío de vino a granel mencionado anteriormente.

Una forma mejor y más rápida.

Desglose de costos

Empezando por el cultivador /estate costos de frutas, el software de producción de bodegas Vintrace utiliza una consola para mantener los costos contractuales vinculados a un productor / viñedo / bloque en una etiqueta de pesaje, aplicado a medida que la fruta entra con lógica adicional disponible para obtener pagos de bonificación por rendimiento, calidad, brix, etc. ¡automáticamente! Los costos de la fruta son inmediatamente disponible en la pestaña 'Costos', categoría Fruta (con los permisos de inicio de sesión adecuados), que se muestra en la vista general del bloque, pestaña estacional y mediante informes estándar en Excel para informes o análisis adicionales. El concepto principal es que esta categoría de costos se aplica a medida que llega la fruta, es decir, instantáneamente, sin seguimiento de etiquetas de peso, sin búsqueda en contratos en papel y fácilmente disponible en formato de informe para la gestión con unos pocos clics tan a menudo como sea necesario SIN la participación adicional del equipo de producción . No sé ustedes, pero para algunas de las bodegas en las que trabajé / dirigí antes de Vintrace, esta fue una tarea onerosa, a menudo realizada a diario, que probablemente guardamos hasta el final del día, cuando todas las frutas recibidas son y estamos muy cansados, ¡pero estamos buscando números y datos que ofrezcan oportunidades significativas de errores!

Del mismo modo, el seguimiento de los consumibles y los gastos de transacción ha sido tan oneroso que hemos dejado en manos de la contabilidad algunas asignaciones brutas de costos y, en algunos casos, la asignación de costos es completamente justificable. Por lo tanto, una herramienta para distribuir los costos tiene que ser precisa, refinable e intuitiva para que reduzcamos las oportunidades de cometer errores y se pueda discernir fácilmente como 'asignada'. La consola de asignación de costos de Vintrace hace eso y más. Esta herramienta es tan robusta que merece un artículo en sí misma, pero algunas características clave son:

• Distribución por volumen a) fin de período, ob) multiplicado por el número de días para aplicar costos con mayor precisión

• Utiliza una búsqueda de filtro fuerte para llegar solo a los lotes aplicables, y el check-out para lotes individuales para un mayor refinamiento

• El valor predeterminado es la ponderación por galones o exportable para aplicar su propia metodología de ponderación y cargar con esas ponderaciones

• Aplicable a stock / productos terminados, por ejemplo, para aplicar fuera del sitio, buenos costos de almacenamiento, etc.

• Cualquier otro atributo más ...

Diagrama de flujo contable

También tenemos que tener la capacidad de aplicar los costos que se atribuyen a un vino, por ejemplo, los costos de transporte para una compra de vino a granel. Estos costos 'únicos' o ad-hoc generalmente aparecen en AP después de que se ha producido la transacción real. Por lo general, es bastante fácil encontrar a qué lote de vino se aplica el costo, pero la parte realmente complicada ahora es factorizar cuánto de ese costo se aplica a los vinos en los que ha mezclado ese vino a granel. En realidad, este escenario se aplica a todos los escenarios anteriores, que necesitamos que estos costos se apliquen a partir de una fecha específica y que 'sigan' los galones hasta su destino actual desde la fecha en que se incurrió. Afortunadamente, todos los COGS en Vintrace se establecen en una fecha específica, y los costos relevantes se aplican a los galones a partir de esa fecha y se “filtran” en la mezcla actual para obtener un COGS por galón exacto. Por ejemplo, 1,000 galones de vino a granel recibidos el 1 de mayo a través de camiones Cherokee cuesta $ 750, pero la factura de Cherokee llega el 18 de mayo. Desde entonces, hemos mezclado ese vino a granel en tres lotes, con 500 galones para mezclar A y 250 galones cada uno a dos otros lotes, mezcla B y C. En consecuencia, vintrace aplicará $ 375 o $ 0.75 por galón a la porción de 500 galones de la mezcla A, y $ 187.50 en total cada uno o $ 0.75 por galón a las mezclas B y C también - AUTOMÁTICAMENTE. Para ser claros, esto también se aplica a los costos de transacción asignados y específicos de la fecha. Esta forma de aplicación de costos específicos de fecha es una gran ganancia de eficiencia para su personal de contabilidad y se puede rastrear fácilmente desde la pestaña de costos en Vintrace.

A medida que perfeccionamos la granularidad del seguimiento de COGS de vino a granel, comienza a ver cómo esos costos se acumulan en el caso de buenos COGS. Tanto el vino a granel (módulo básico profesional) como los costos de envasado (módulo de inventario avanzado) se pueden rastrear según los módulos que haya activado en Vintrace. También puede agregar el módulo Case Good / Advanced Inventory en una fecha posterior para extender el seguimiento de COGS de vino a granel después del hecho con costos retro fechados. El Módulo de Inventario Avanzado tiene muchos otros aspectos beneficiosos para la construcción y seguimiento de productos de caja terminados, pero como gerente general a cargo de la Utilidad Bruta, la capacidad de rastrear fácilmente los COGS por caja para diferentes corridas de embotellado o lotes fabricados con diferentes componentes, por ejemplo el vidrio, la etiqueta o los componentes del cierre, supuso un gran ahorro de tiempo que no requirió más tiempo o tiempo del personal de producción para realizar un seguimiento.

El mérito práctico de un sistema de seguimiento COGS es su capacidad para informar y sincronizar con su sistema de contabilidad / ERP. Vintrace actualmente se sincroniza con Xero contabilidad y es fácilmente exportable para el seguimiento de costos de activos y transacciones a otros sistemas a través del formato de hoja de cálculo, con la inclusión de los nombres y números de cuenta de sus sistemas de contabilidad.

Reflexiones finales

Por último, dado que este nivel de detalle de COGS hasta ahora ha sido doloroso en el mejor de los casos e imposible en el peor de rastrear, siempre recomendamos que posiblemente Implemente las habilidades de Vintrace COGS de una manera que actualmente rastrea los COGS para que pueda discernir fácilmente la 'razonabilidad' de los resultados de COGS. Después de un período de tiempo, tal vez un calendario o período fiscal para evaluar y comparar las cifras de COGS para establecer un nivel de comodidad con la salida de COGS producida por Vintrace, entonces puede aumentar la granularidad del seguimiento de COGS para incluir una delimitación más fina de sus costos hasta un kilogramo para aditivos, o seguimiento de costos por separado para métodos de filtración entre la filtración interna de placa y almohadilla de marco versus filtración de flujo cruzado móvil, etc. Con mejores datos, se obtiene una mejor capacidad de análisis y una verdadera capacidad de retorno de la inversión (ROI) para posiblemente justificar o negar ese futuro Costos gastos de capital de filtración de flujo cruzado, es decir, liberar algunos datos de Business Intelligence para mejorar la rentabilidad.

Un poco sobre mí

Después de una carrera exitosa en las empresas estadounidenses, hice la transición a la industria del vino y me convertí en un veterano de la industria con más de 10 años de experiencia como viticultor, enólogo y gerente general de una bodega.

Mi rol como ex Gerente General de Carneros Vintners custom crush instalación e instalación hermana de Lodi Vintners, fue el impulso para mi investigación de las opciones de software de producción de bodegas. Mi trabajo con una variedad de bodegas me expuso a una variedad de software de bodega antes de decidir sobre la plataforma vintrace para ejecutar el custom crush instalaciones y, desde entonces, algunas pequeñas y más grandes boutique bodegas. Mi experiencia práctica en la bodega y el uso de vintrace en la vida real son la base de mi éxito al representar la plataforma de software vintrace en América del Norte.