El negocio del vino. Informes y cumplimiento

Por Patrick Baker

En el negocio del vino Parte 1 y Parte 2 revisamos los beneficios e inquietudes utilizando MS Excel y el software tradicional para rastrear las operaciones de su bodega antes de explorar los beneficios de tener un acceso rápido a la información clave.

Un aspecto particular que abordamos fue la eficiencia de tener un solo punto de contacto de entrada de datos con salida de uso múltiple para diferentes departamentos dentro de su negocio de vinos. Mantener los datos actualizados es clave si necesitamos recuperar esos datos en informes significativos. Los datos de laboratorio durante la fermentación, por ejemplo, o el seguimiento del inventario a granel y de empaque para un embotellado inminente son elementos de datos clave cruciales para una planificación eficaz de los recursos, por ejemplo, vueltas de tanques, utilización de equipos, capacidad / rendimiento de la plataforma de trituración y programación de embotellado.

Un poco sobre mí

Después de una carrera exitosa en las empresas estadounidenses, hice la transición a la industria del vino y me convertí en un veterano de la industria con más de 10 años de experiencia como viticultor, enólogo y gerente general de una bodega.

Mi rol como ex Gerente General de Carneros Vintners custom crush instalación e instalación hermana de Lodi Vintners, fue el impulso para mi investigación de las opciones de software de producción de bodegas. Mi trabajo con una variedad de bodegas me expuso a una variedad de software de bodega antes de decidir sobre la plataforma vintrace para ejecutar el custom crush instalaciones y, desde entonces, algunas pequeñas y más grandes boutique bodegas. Mi experiencia práctica en la bodega y el uso de vintrace en la vida real son la base de mi éxito al representar la plataforma de software vintrace en América del Norte.

Informes significativos

Muchos informes flexibles

Como cualquier otro negocio, también necesitamos generar informes más habituales para el registro de inventario, movimiento y despacho. Idealmente, estos informes deben estar formateados previamente como PDF o exportarse a Excel y ser fácilmente reproducibles para que la tripulación genere y realice auditorías físicas sin tener que involucrar al personal de TI o Contabilidad. vintrace tiene una gran cantidad de informes estándar de bodegas organizados por categorías que se pueden descargar o enviar por correo electrónico a quien usted elija.

Sin embargo, la prueba real de un sistema de informes completo es reportable E procesable acceso a datos no necesariamente preconfigurados, comúnmente llamados informes 'ad hoc'. Algunos pueden recordar los viejos parámetros de búsqueda booleanos (verdadero / falso) para consultar back-end de bases de datos más antiguas con verborrea y caracteres arcaicos, y si no sabía cómo, tenía que solicitar un informe especial al departamento de TI u otro departamento que generalmente tomó un período de tiempo para llegar a usted ... y por lo general no era exactamente lo que quería, pero lo suficientemente cerca. Eso fue entonces, pero todavía estoy sorprendido por la capacidad limitada de informes ad hoc de la mayoría del software específico de la bodega actual. Quizás es por eso que muchos de nosotros decidimos soportar Excel.

Facilidad de búsqueda personalizada

Búsqueda de stock

El enfoque de vintrace para las búsquedas ad hoc complejas es utilizar filtros de campo clave con sencillos menús desplegables o campos de texto comodín. Dado que hay tantos campos / datos para buscar, vintrace separa las búsquedas por tipo; Lotes, Inventario, Viñedo, Barril, Tanque y Despachos para una selección más razonable de filtros para crear su informe. Cada pantalla de búsqueda se muestra en 3 secciones: filtros en la parte superior, resultados de esos filtros en el cuerpo y opciones de lo que puede hacer con los resultados en la parte inferior. Si ha ganado tantos sistemas de gestión de datos como yo, el enfoque de vintrace es mágico en su previsión y simplicidad, para producir fácilmente y / o / entre / y no, búsquedas. Un gran ejemplo es una búsqueda de todos los lotes en los que S02 no se ha probado durante más de un mes. Desde los resultados de la búsqueda, puede imprimir una hoja de cálculo u ordenar laboratorios, o agregar la solicitud de laboratorio a una orden de trabajo, copiar resultados para agregarlos a otros resultados y, lo que es más importante, guardar búsqueda.

Mis búsquedas

Guardar una búsqueda para reproducir fácilmente las condiciones de un informe ad hoc es muy inteligente, pero vintrace va un paso más allá al brindarle la opción de compartir esas búsquedas guardadas con otro personal y, lo que es más importante, agregarlas al panel de control 'Mis búsquedas'. cuadro que siempre está disponible en su pantalla de inicio. Ahora puede supervisar ese informe ad hoc sin siquiera ejecutarlo, ya que la lista Mis búsquedas tabula constantemente.

Como ventaja adicional, puede establecer una lógica condicional para cambiar el texto de búsqueda si los resultados superan un umbral; Por ejemplo, si soy responsable de la línea de embotellado y tengo una búsqueda guardada que monitorea el stock de un determinado molde de vidrio y ese stock cae por debajo de 30,000 botellas, configuro el texto en color naranja y por debajo de 15,000 cambia a rojo, para una visualización visual. indicador de que necesito pedir más, pronto!

Cumplimiento

Por supuesto, los informes de bodegas son particularmente diferentes de los negocios tradicionales en relación con los numerosos informes de cumplimiento para varios organismos reguladores y fiscales. En el artículo anterior dedicamos algún tiempo a la facilidad de presentación de informes de TTB a través de vintrace. El negocio del vino Parte 1.

Declaración TTB

Si bien algunos otros sistemas brindan informes de datos adecuados '702' (aunque es difícil llegar a ellos), Vintrace va un paso más allá para 'declarar en masa' fácil y simplemente sus vinos en un '702' específico, por ejemplo, diciembre / 4th Trimestre. Para aquellos de nosotros que hacemos el informe '702' y hacemos un seguimiento de lo que se debe declarar y cuándo, esta herramienta en particular es una bendición para facilitar el cumplimiento y una vez más ejemplifica el tema de un solo elemento de datos (ganancias / pérdidas) acceso inteligente para hacer que el personal de la bodega sea mucho más eficiente. Si usted es la persona responsable de los informes '702', ¡debe ver esta herramienta en acción!

Otros informes de cumplimiento para el informe de cosecha / trituración y los galones de impuestos especiales delineados por clase de impuestos, también son informes clave que generalmente toman un tiempo considerable para recopilar y compilar a partir de una gran cantidad de hojas de cálculo de Excel, y luego reconfigurar para pegar en los informes requeridos. Estos son informes estándar en vintrace que compilan los datos para que usted simplemente los copie en los informes / formularios reglamentarios de Excel.

El último par de informes necesarios con los q

ue trabajamos constantemente son la composición y el informe de auditoría. Estos no son informes habituales per se, tan diferentes a todos los anteriores, pero son significativamente importantes para mantener nuestro vínculo y tranquilidad. Dedicaremos más tiempo a estos temas de informes en artículos futuros, pero en relación con nuestro tema actual, estos son informes críticos que produce vintrace que nos mantienen fuera de problemas y dan credibilidad durante una auditoría.