El negocio del vino. Ir más allá de Excel

Por Patrick Baker

La producción de vino suena más glamorosa de lo que realmente es. Las funciones diarias, la logística, el monitoreo y el mantenimiento son constantes e intensivos a veces. La cosecha, especialmente, no es para los débiles de corazón. Por lo tanto, un gran sistema para manejar el 'negocio del vino' Es primordial mantener la cordura y mantener el negocio en funcionamiento. Entonces puedes enfocarte en "negocio del vino': la pasión por la elaboración y venta de vinos que nos impulsa cosecha tras cosecha.

Un poco sobre mí

Después de una carrera exitosa en las empresas estadounidenses, hice la transición a la industria del vino y me convertí en un veterano de la industria con más de 10 años de experiencia como viticultor, enólogo y gerente general de una bodega.

Mi rol como ex Gerente General de Carneros Vintners custom crush instalación e instalación hermana Lodi Vintners, fue el ímpetu para mi investigación de las opciones de software de producción de bodegas. Mi trabajo con una variedad de bodegas me expuso a una variedad de software de bodega antes de decidirme por la plataforma VINX2 para ejecutar el custom crush instalaciones y, desde entonces, algunas pequeñas y más grandes boutique bodegas. Mi experiencia práctica en la bodega y el uso de VINX2 en la vida real son la base de mi éxito al representar la plataforma de software VINX2 en América del Norte.

Trabajando de manera más inteligente

El ingrediente clave para abordar el negocio del vino es trabajar de manera más inteligente donde podamos. La forma de hacerlo es

• reducir el papeleo

• minimizar el tiempo de procesamiento y logística

• preparación para auditorías TTB

• evitando desafíos de bonos / capacidad

• asegurar el cumplimiento de la etiqueta COLA; y

• manteniendo copias de seguridad de todo ... por si acaso.

Afortunadamente, tenemos herramientas de software a nuestra disposición, algunas excelentes, algunas buenas y otras potencialmente desastrosas.

Excel comienza simple ...

Para ser justos, Microsoft Excel ha sido el caballo de batalla de nuestra industria para rastrear e informar como mínimo. Para pequeñas bodegas 'Mom & Pop' a grandes complejos industriales. Funciona bien la mayor parte del tiempo y, según la complejidad de sus registros y la familiaridad con Excel, puede mantener una gran cantidad de información organizada de la manera en que le gustaría verla y tal vez lo suficientemente organizada para informar de cumplimiento.

He ejecutado una bodega de casos 150,000 en Excel, pero no se lo recomendaría a nadie. Los problemas con Excel comienzan con la copia de seguridad / redundancia y empeoran rápidamente si varios usuarios necesitan ingresar / extraer datos de los mismos archivos. El intercambio en la nube de archivos de Excel ha ayudado un poco, pero la integridad de los datos y, a menudo, varias hojas de trabajo dispares se vuelven ominosas para trabajar en la dirección opuesta de trabajar de manera más inteligente. Y mucho menos, algunas personas simplemente no tienen experiencia en Excel y no quieren comenzar con una hoja de cálculo en blanco para rastrear lo que es necesario solo para cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Más allá de Excel

Por lo tanto, algunos de los atributos clave de un sistema que maximiza la eficiencia y reduce el esfuerzo deben incluir:

• Facilidad de uso / intuitivo (funciones fáciles de encontrar y entrada rápida)

• Acceso inmediato a la información clave (más rápido y más confiable que los libros de registro o las hojas de cálculo, y debe ser preciso)

• Fácil presentación de informes (requisitos de cumplimiento tanto internos como externos)

• Escalabilidad (capacidad y capacidad que crece con usted)

• Confiabilidad (desarrollo probado en el tiempo, servidores de respaldo, personal de soporte)

• Asequibilidad (en comparación, cuánto salario de enólogo estoy pagando para ingresar la información del laboratorio de

   

  ETS

  ?)

Veremos cada uno de los atributos anteriores en futuros artículos con más detalles y ejemplos. El enfoque para cada punto de análisis son las ganancias reales de eficiencia versus la cantidad de esfuerzo o simplemente 'trabajar de manera más inteligente', y el valor agregado o prima potencial para mantener el "negocio del vino" bajo control para que podamos centrarnos en el negocio del vino. Esta edición se centrará en la facilidad de uso / intuición.

Facilidad de uso

Los sistemas intuitivos tienen una cosa en común: simplemente tienen sentido.

He trabajado con todos los sistemas de producción de bodegas populares disponibles en una capacidad u otra como enólogo, maestro de bodega o gerente general de algunas bodegas pequeñas y también muy grandes. custom crush instalaciones. Como se mencionó anteriormente, soy bastante hábil para hacer que Excel funcione con cálculos maravillosos además de crear / rastrear órdenes de trabajo, laboratorios e informes 702 / TTB / ABC, pero el desafío con la mayoría de estos sistemas, y especialmente Excel, es la usabilidad, o la falta de ella.

Seguimiento del trabajo de laboratorio

Consola de laboratorio VINX2: integración perfecta con ETS

Utilizando los laboratorios como ejemplo, debería poder agregar fácilmente métricas de laboratorio para un lote o barril con una simple búsqueda o visual del lote / embarcación. Un buen sistema mostrará el último valor de la métrica para que pueda comparar fácilmente la 'razonabilidad' de su entrada más reciente, por ejemplo, ¿la última entrada de alcohol cambia involuntariamente la clase de impuestos de los lotes? Tal vez se seleccionó el lote equivocado, lo bueno es que el último valor dio alguna indicación.

Un sistema aún mejor permitirá omitir por completo el proceso de ingreso de datos de resultados de laboratorio al importarlos desde un laboratorio externo como ETS o equipo de laboratorio, directamente en el sistema. Este concepto es realmente un ganancia de eficiencia, y también alivia errores tipográficos ocasionales. UNA prima El método de descarga es un sistema que permite la descarga y la capacidad de "verificar" los resultados si así lo desea, incluso aquellos descargados de ETS.

La Consola de laboratorio de VINX2 es un gran ejemplo de diseño eficiente y reflexivo para ingresar / descargar laboratorios. VINX2 ha estado trabajando con ETS desde 2007 para una integración perfecta y enlaces a muchos otros sistemas, incluidos OenoFoss, Wine Scan y Thermo Scientific Gallery.

Cumplimiento de TTB

Informe TTB completado por VINX2 para usted

Tener un solo punto de entrada para todas las ganancias y pérdidas de vino es primordial para cada bodega. El gollonage total, el espacio para la cabeza y la composición deben actualizarse en tiempo real con los movimientos necesarios alimentados directamente en el informe de cumplimiento TTB 5120.17 ('702').

Como gerente general entrante de varias bodegas, he heredado "sistemas" en los que hay al menos dos hojas de cálculo separadas: una para el seguimiento de los lotes y otra para los informes TTB mensuales / trimestrales. Pasé innumerables horas reformateando y manteniendo enlaces entre estas hojas de cálculo solo para que el archivo se corrompiera y, en una ocasión, me robaron la computadora portátil de mi enólogo con la única copia de los informes TTB del año anterior. Como dice el anuncio de DirecTV, 'no seas yo'.

Todos los sistemas listos para usar deberían poder al menos tener una doble función en una entrada de pérdida / ganancia, pero ese no es el caso, incluso con algunos de los costosos. El problema emana del diseño original y la arquitectura de datos y algunos sistemas populares todavía tratan las pérdidas / ganancias por separado del seguimiento y los informes de cumplimiento. El problema es aún más confuso cuando se considera la composición y el cumplimiento de COLA, pero lo abordaremos cuando analicemos la escalabilidad. Un sistema correctamente diseñado explotar la eficiencia de una sola entrada de datos para múltiples usos. los prima viene con un sistema que también puede reportar fácilmente todas esas pérdidas / ganancias para una fácil revisión Y realizar un seguimiento de la auditoría de quién / cuándo / qué y por qué ocurrieron, cuando el TTB le pregunta durante una auditoría.

Las órdenes de trabajo de VINX2 tienen una protección contra fallas incorporada para garantizar que las pérdidas y ganancias se registren de manera adecuada, independientemente de sus permisos de inicio de sesión.

Hay una gran cantidad de ejemplos específicos adicionales que podríamos explorar, como; opciones fáciles de corregir / deshacer / revertir sin llamar al soporte técnico, crear búsquedas / informes personalizados y guardarlos para el acceso con un clic, pantallas de tablero en las que se puede hacer clic, exportar casi todo a Excel (no podemos dejarlo por completo), producir un Completó el informe TTB con 1 clic Y vea los lotes individuales que totalizaron en el informe Y podrá corregir y rehacer sobre la marcha, y mucho más ...

Estaré encantado de hablar contigo sobre tus necesidades específicas y cómo puedo ayudarte, solo solicite una demostración gratuita y comencemos.