Las auditorías de Wine Australia van en aumento. Algunos consejos.

Según el Plan Operativo de Wine Australia más reciente, el número de bodegas australianas objeto de auditoría aumentó en un 33% a 400 en 2013-2014. Eso es aproximadamente una posibilidad en 1 de ser auditado sobre el cumplimiento de la integridad de su etiqueta. Los auditores pueden llamar en frío o hacer una visita programada, entonces, ¿qué tan seguro está de que su mantenimiento de registros cumplirá?

Cuanto más rápido pueda satisfacer a un auditor, más rápido podrá enviarlo a la puerta del sótano para recoger algunas compras para el viaje a casa. No nos malinterprete, la gente de Wine Australia es una gente encantadora, pero estoy seguro de que prefiere vender o hacer más vino en lugar de verter sobre libros de registro de historia de mezclas y etiquetas de peso. ¿Son sus sistemas lo suficientemente eficientes como para brindarle al auditor lo que necesita cuando llaman a la puerta?

Además de la recepción y el suministro, los productores de vino deben registrar detalles específicos sobre los movimientos del vino y los cambios en la composición que pueden afectar la declaración de la etiqueta de alguna manera. Los requisitos son precisos y todos detallados en el Ley de la Corporación Wine Australia, Sección 39F.

El programa de integridad de etiquetas (LIP)

Si bien no está obligado a hacer un reclamo en la etiqueta de sus vinos, aquellos que lo hacen, deben asegurarse de tener la pista de auditoría para respaldar ese reclamo. Una declaración de etiqueta es una declaración escrita en una etiqueta de vino, documentos comerciales, anuncios o registros que afirman o implican que un vino es de una cosecha, variedad e IG en particular.

Además de la recepción y el suministro, los productores de vino deben registrar detalles específicos sobre los movimientos del vino y los cambios en la composición que pueden afectar la declaración de la etiqueta de alguna manera. Los requisitos son precisos y todos detallados en el Ley de la Corporación Wine Australia, Sección 39F.

Bajo el Programa de Integridad de Etiquetas (LIP), debe mantener registros de todos los 'productos de vino', incluidos el vino, las uvas o los extractos de uva destinados a la producción de vino. También es obligatorio mantener registros de quién recibió estos productos y a quién se los suministró según los requisitos de "Un paso atrás" y "Un paso adelante". Al comprar o vender productos de vino, debe asegurarse de proporcionar o recibir una Declaración de suministro de productos de vino con información clave que incluya: fecha, proveedor y cliente, cantidad, así como añada, variedad y composición de IG.

¿Sabía usted qué…?  Wine Australia está considerando introducir sanciones por infracciones menores.

Además de la recepción y el suministro, los productores de vino deben registrar detalles específicos sobre los movimientos del vino y los cambios en la composición que pueden afectar la declaración de la etiqueta de alguna manera. Los requisitos son precisos y todos detallados en el Ley de la Corporación Wine Australia, Sección 39F.

• La identidad del encargado del registro;

• El tipo de productos de vino a los que se refiere el registro;

• La fecha en que el encargado del registro recibe los productos de vino;

• La identidad de la persona de quien se reciben los productos de vino;

• La cantidad de vinos recibidos;

• La cosecha, variedad e indicación geográfica de los productos vitivinícolas;

• Detalles de los pasos tomados por el encargado del registro que cambiaron o afectaron cualquiera de los siguientes:

• La añada, variedad o indicación geográfica de los productos vitivinícolas;

• El tanque u otra unidad de almacenamiento en la que se almacenaron los productos de vino;

• El volumen de los productos de vino almacenados en el tanque o unidad de almacenamiento;

• La fecha en que el encargado del registro suministra los productos de vino;

• La identidad de la persona a la que se suministran los productos vitivinícolas;

• La cantidad de productos de vino que se suministran;

• La cosecha, variedad e indicación geográfica de los productos vitivinícolas;

• Cualquier otro detalle en relación con los productos vitivinícolas que prescriba la normativa.

¿Sabía usted qué…? Los registros deben hacerse dentro de los 3 días y mantenerse hasta 7 años.

Además de cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros, debe adherirse a las reglas de mezcla que prescriben los umbrales para reclamar IG múltiple versus variedad única, cosecha. Aquí hay una tabla útil que ayudará a explicar las reglas:

* Cada variedad nombrada en la descripción y presentación debe estar presente en mayor proporción en la composición del vino que cualquier variedad que no sea nombrada
** Se puede reclamar un máximo de tres IG
Tabla obtenida de la Guía de cumplimiento de Wine Australia 2014 y sujeta a cambios por Wine Australia.

No se olvide del Código de Normas Alimentarias.

Debe realizar un seguimiento de las adiciones de vino y las ayudas de procesamiento para cumplir con el Código de normas alimentarias de Australia y Nueva Zelanda. El tema está fuera del alcance de este artículo en particular, pero agrega otro nivel de mantenimiento y seguimiento de registros. Como poder identificar la presencia de alérgenos a lo largo del tiempo se ha ido sumando a un lote de vinos a través de diversas mezclas y movimientos.

Consejos prácticos para cumplir y sobrevivir a una auditoría

• Designe a un encargado principal de registros. Si desea un título que suene más oficial, llámelo el "Oficial de cumplimiento"

• Asegúrese de planificar su semana laboral para tener tiempo para llevar registros

• Verifique regularmente la última entrada registrada para asegurarse de que está registrando el trabajo de la bodega dentro del requisito de 3 días

• Si usa hojas de cálculo, recuerde que necesita mantener registros durante 7 años, así que asegúrese de hacer copias de seguridad de sus archivos con regularidad.

• Considere ejecutar un libro de registro o archivo por separado para cada año de cosecha.

• Utilice las plantillas LIP gratuitas de Wine Australia disponibles para

   

  descargar aquí

• O considere un sistema de software de producción de vino que lo ayude a administrar esto por usted

Factores a considerar al evaluar sistemas de software

• ¿Qué tan fácil es usar el software? ¿Puede obtener una demostración gratuita para verlo usted mismo?

• ¿Necesito comprar una computadora nueva para ejecutarla o está basada en la nube?

• ¿Están sus datos seguros y respaldados regularmente?

• ¿Puede generar documentos de cumplimiento como la Declaración de suministro de productos de vino?

• ¿Funciona en un iPad, iPhone u otro teléfono inteligente?

• ¿Qué valor aporta? Cosas como programación de cosecha, administración de laboratorio, códigos de barras de barriles, seguimiento del costo de los productos, etc.

• ¿Es una compra de capital o se puede pagar por mes?

• ¿Qué dicen otros clientes al respecto? Asegúrese de obtener algunas referencias.

¿Dónde puedo encontrar más información? Wine Australia tiene un excelente guía de cumplimiento disponibles en su sitio web, así como detalles sobre sus actividades de cumplimiento en el Plan operacional. Le recomendamos que lea ambos y, si no está seguro de algo, póngase en contacto directamente con Wine Australia para obtener asesoramiento.

Descargo de responsabilidad: este artículo está destinado a ser información general y no debe tomarse como asesoramiento legal. La información se ha obtenido del Plan Operativo de Wine Australia 2013-2014 y de la Guía de Cumplimiento de Wine Australia 2014.